Zuordnen eines ERP-Systems zu einem ECM-System

Bevor Sie die Systeme zuordnen können, müssen Sie jeweils eine Verbindung zu beiden Systemen erstellt haben. Sie müssen in edoc archive service Ihr ERP-System und Ihr ECM-System miteinander verbinden, um den Datenaustausch zwischen beiden Systemen zu ermöglichen.

Mit der Systemzuordnung können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die ERP- und ECM-spezifischen Felder und Eigenschaften zugeordnet.

Sie können pro Systemzuordnung immer nur ein ERP-System einem ECM-System zuordnen. Sie können jedoch mehrere Systemzuordnungen für unterschiedliche Kombinationen von ERP-Systemen und ECM-Systemen erstellen.

Sie können außerdem entscheiden, ob Sie die Archivierungsvorgänge in Infoboxen (FactBox) im ERP-System anzeigen.

Bevor Sie beginnen

In diesem Schritt definieren Sie einen Aliasnamen für Ihren Mandanten. Dieser Aliasname wird bei der Feldzuordnung verwendet, sofern ein Mandant Feldner zugeordnet werden soll.

Klären Sie vorab mit den Beteiligten, welchen Aliasnamen Sie verwenden möchten und ob Infoboxen zu Vorgängen im ERP-System angezeigt werden sollen.

So geht’s

1. Gehen Sie zur edoc platform-Systemumgebung und öffnen Sie die Administration von edoc archive service im Browser.

2. Navigieren Sie zu Systeme und Vorgangsarten zuordnen > Neue Systemzuordnung erstellen.

3. Geben Sie unter Namen der Systemzuordnung eingeben einen beliebigen aussagekräftigen Namen für die Systemzuordnung zur Identifikation ein. Es ist empfehlenswert bei mehreren Systemzuordnungen im Namen die zugeordneten Systemen zu nennen.

4. Geben Sie unter Beschreibung der Verbindung eingeben eine aussagekräftige Beschreibung ein, in der Sie die einander zugeordneten Systeme näher erläutern.

5. Wählen Sie unter ERP-Verbindung auswählen aus, welche der bereits unter Administration > ERP-Verbindungen konfigurieren konfigurierten ERP-Systeme Sie einem ECM-System zuordnen möchten.

6. Wählen Sie unter ECM-Verbindung auswählen aus, welche Ihrer bereits unter Administration > ECM-Verbindungen konfigurieren konfigurierten ECM-Systeme Sie einem ERP-System zuordnen möchten.

7. Geben Sie unter Aliasnamen des Mandanten eingeben den Namen des Mandanten ein, für den die Systemzuordnung verwendet wird. Der Aliasname wird beim Zuordnen der Felder bei Bedarf verwendet.

8. Optional: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Infobox für Vorgänge im ERP-System anzeigen, um Vorgänge in einer Infobox im ERP-System anzuzeigen.

9. Aktivieren Sie die Option Datenaustausch zwischen den Systemen aktivieren. Erst wenn Sie mindestens eine Vorgangsart und eine Feldzuordnung konfiguriert haben, wird der Datenaustausch ermöglicht.

10. Klicken Sie auf Speichern.