Einrichten der Buchungsmethoden für die Kategorisierung der eingehenden Rechnungen

Wenn eine Rechnung aus einer anderen Anwendung, z.B. edoc invoice, eingeht, muss unterschieden werden, um welche Rechnungskategorie es sich handelt. Je nach Rechnungskategorie können Sie unterschiedliche Buchungsmethoden konfigurieren.

Grundsätzlich gibt es diese Rechnungskategorien:

• Kategorie Kostenrechnung: Bei einer sogenannten Kostenrechnung handelt es sich um eine Rechnung ohne Bestellbezug. Eine Kostenrechnung kann z.B. eine monatlich zu begleichende Rechnung für Ihre Telefonrechnung sein. Diese Rechnungskategorie hat keine Bestellnummer.

• Kategorie Warenrechnung: Bei einer sogenannten Warenrechnung handelt es sich um eine Rechnung mit Bestellbezug. Es gibt für diese Art von Rechnung z.B. einen Lieferschein. Diese Rechnungskategorie hat eine Bestellnummer.

Die Buchungsmethoden steuern die entsprechende Behandlung der Rechnung in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Ihnen stehen folgende Optionen für die Buchung zur Verfügung:

• Rechnungserfassung

• Bestellung

Sie können für die eingehenden Rechnungen unterschiedliche Buchungsmethoden mit Bedingungen definieren. Beispiel:

Angenommen, Sie möchten für eine Kostenrechnung (Rechnung ohne Bestellbezug) eine Buchungsmethode definieren.

So geben Sie die allgemeinen Daten für die Buchungsmethode an

1. Gehen Sie zu edoc invoice cockpit > Einstellungen > Basis > Buchungsmethoden.

2. Klicken Sie auf Neu, um eine Buchungsmethode zu erstellen.

3. Geben Sie im Abschnitt Allgemeines unter Buchungsmethode die entsprechende Abkürzung ein: KoRe_ReErf. Ihre Anwender:innen sehen diese Abkürzung wird in der edoc invoice cockpit-Übersicht aller Rechnungen.

4. Geben Sie unter Name einen Namen für die Buchungsmethode ein, z.B. Rechnung ohne Bestellbezug, und unter Typ z.B. Kostenrechnung ein.

5. Geben Sie unter Sequenz eine Zahl ein, die die Reihenfolge der Prüfroutine angibt. Wenn Sie mehrere Buchungsmethoden konfiguriert haben, können Sie mit der angegebenen Zahl definieren, an welcher Stelle der Reihenfolge aller Buchungsmethoden diese Buchungsmethode geprüft werden soll.

Aktivieren Sie die Buchungsmethode erst, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

So geben Sie die Basisbeschränkung für die Buchungsmethode an

Im Abschnitt Basisbeschränkung geben Sie die Bedingung für die jeweilige Buchungsmethode an. Mithilfe der Bedingung werden die Buchungsmethoden anhand der Kriterien auf einer Rechnung unterschieden:

• Für die Kategorie Kostenrechnung lautet die Bedingung: this.findData().findFirstPurchaseOrderId() ==””

• Für die Kategorie Warenrechnung lautet die Bedingung: this.findData().findFirstPurchaseOrderId() !=””

So geben Sie das Buchungsjournal für die Buchungsmethode “Kostenrechnung” an

Der Kategorie Kostenrechnung muss ein Buchungsjournal zugeordnet sein.

Erstellen Sie für die Buchungsmethode Kostenrechnung unbedingt ein eigenständiges Buchungsjournal für edoc invoice cockpit. Mit einem eigenständigen Buchungsjournal verhindern Sie, dass Änderungen bei der Sachkontenerfassung unbeabsichtigte Auswirkungen haben.

Sie können nur für eine Rechnung der Kategorie Kostenrechnung auch eine Person angeben, die standardmäßig die Rechnung und das Rechnungsjournal genehmigt. Bei einer Rechnung der Kategorie Warenrechnung wird standardmäßig immer der aktuelle Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin als genehmigende Person zugeordnet.

So geht’s

1. Wählen Sie unter Buchungsmethoden > Buchungsjournal im Feld Journalname den Namen der Sachkontenerfassung für die Rechnung aus.

2. Geben Sie eine Beschreibung für das Journal ein. Wenn Sie keine Beschreibung eingeben, dann wird die Standbeschreibung des Journal übernommen.

3. Geben Sie eine Person unter Standard-Genehmiger an, die unter Genehmigt von in der Rechnungserfassung angezeigt wird. Wenn Sie keinen Standardgenehmiger angeben, wird als Genehmiger die zugeordnete Person aus der Benutzerkennung der Azure Active Directory-Anwendungen herangezogen.

4. Schieben Sie den Regler für Journal genehmigen auf Ja, damit das Journal der Rechnungserfassung in Dynamics 365 genehmigt wird.

5. Schieben Sie den Regler für Journal sperren auf Ja, wenn eine Änderung am Journal der Rechnungserfassung verhindert werden soll.

Mit dem Auswählen des Buchungsjournals werden die entsprechenden Bedingungen, z.B. Buchung von Text angezeigt, die Sie entsprechend konfiguriert haben.

So geben Sie die Bedingungen für die automatische Buchung an

Wenn Sie eine Rechnung automatisiert buchen möchten, können Sie unter Buchungsmethoden > Automatische Buchung angeben, in welchen Fällen und wann eine Rechnung automatisch gebucht werden soll.

• Automatische Buchungsart: Sie können eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Keiner: Es wird keine automatische Buchung ausgeführt.

  • Nach dem Erstellen des Journals: Nachdem das Journal erstellt wurde, wird die Rechnung gebucht, sobald die definierte Zeitspanne unter Zeitangabe erreicht wurde.

  • Fixierte Buchungszeit: Alle offenen Journale werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gebucht, den Sie unter Zeitangabe definiert haben.

• Zeitangabe: Je nach ausgewählter Option für die automatische Buchungsart geben Sie entweder die Zeitspanne an oder den Zeitpunkt.

So aktivieren Sie die Buchungsmethode

Aktivieren Sie abschließend im Abschnitt Allgemeines die Buchungsmethode, indem Sie den Regler auf Ja verschieben.

Standardmäßig werden die Daten für SKonto, Zahlungsart und Zahlungsbedingungen in der Bestellung durch edoc invoice überschrieben, wenn Daten in der importierte Rechnung vorhanden sind. Um das Überschreiben der Bestellung zu verhindern, aktivieren Sie den Regler unter Einstellungen > Buchungsmethoden > Buchungseinstellungen > Bestelldaten nicht aktualisieren.

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die automatische Verarbeitung der eingegangenen Rechnungen: Konfigurieren der automatischen Verarbeitung für edoc invoice cockpit