Verwalten des Exports von Buchungsvorschlägen an SHCware

Nach Abschluss des Workflows in edoc invoice werden die Rechnungsdaten in die Datenbank von edoc invoice link for SHC exportiert. Die Verarbeitung in der Schnittstelle erfolgt stapelbasiert und zeitgesteuert über Tasks. Sie können jedoch auch direkt über die Oberfläche in die Verarbeitung eingreifen und z.B. eine Rechnung sofort exportieren.

Wissenswertes zu Tasks

Das Erstellen der Buchungsvorschläge in den SHC-Übergabetabellen erfolgt zeitgesteuert. Es gibt 3 verschiedene Tasks, die Sie Ihren Wünschen entsprechend konfigurieren können:

Create accounting sequences: Alle Rechnungen, die noch keinem Stapel zugewiesen wurden, werden durch diesen Task zugewiesen. Dem Best-Practice-Ansatz folgend wird dieser Task jede Minute ausgeführt.
Process accounting sequences: Alle offenen Buchungsstapel werden verarbeitet. Dem Best-Practice-Ansatz folgend wird dieser Task 3 Mal am Tag ausgeführt.
Assign and export sequences: Dieser Task ist eine Kombination aus den beiden genannten Tasks. Sie können diesen Task statt der beiden anderen Tasks konfigurieren. Beim Ausführen des Tasks werden zuerst alle noch nicht zugewiesenen Rechnungen entsprechenden Stapeln zugewiesen und dann alle offenen Stapel exportiert.

Arbeiten in der Benutzeroberfläche

Auf der Administrationsseite unter <app_path>/admin gelangen Sie in den Export, indem Sie auf Export öffnen klicken.

Sie können Folgendes auf der Seite Export tun:

Sie erhalten im Abschnitt Offene Rechnungen ohne Stapelzuordnung eine Übersicht darüber, wie viele Rechnungen noch keinem Stapel zugewiesen wurden und können manuell allen offenen Rechnungen ohne Stapel einen Stapel zuweisen lassen.
Im Abschnitt Offene Stapel sind alle Stapel aufgelistet, die noch nicht an das Buchhaltungssystem übermittelt wurden. Für jeden Stapel ist aufgelistet, wann der Stapel erstellt wurde und wie viele offene Rechnungen im Stapel enthalten sind. Sie können sich die Rechnungen des Stapels genauer ansehen und den Stapel sofort exportieren. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, alle offenen Stapel zu exportieren.
Im Abschnitt Offene Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, allen offenen Rechnungen einen Stapel zuzuweisen und direkt alle offenen Stapel zu exportieren.

Sollten Fehler bei der Verarbeitung auftreten, werden Ihnen die Fehler direkt angezeigt. Wenn Fehler bei der Verarbeitung eines Stapels auftreten, wird der fehlerhafte Stapel zurückgesetzt.

Gut zu wissen

Wenn Sie viele Rechnungen erhalten, werden Rechnungen desselben Mandanten pro Buchungsstapel mit bis zu 20 Rechnung gruppiert.

Bei mehr als 20 Rechnungen pro Buchungsstapel wird ein weiterer Stapel mit demselben Namen erstellt.

Neue Rechnungen werden immer dem zuletzt erstellten Stapel mit unter 20 Rechnungen zugewiesen.