Verknüpfung von Lieferantenstammdaten (edoc master data matching service)

Durch den Stammdatenabgleich kann ein Dokument mit dem passenden Lieferanten verknüpft werden. Der Lieferant eines Dokuments kann nur ermittelt werden, wenn das Dokument bereits mit einem Mandanten verknüpft wurde. Wenn der Abgleich mit den Lieferantenstammdaten erfolgreich ist, wird z.B. die Lieferanten-ID in die Eigenschaften des Dokuments geschrieben.

Die Lieferantenstammdaten in edoc invoice werden über folgenden Endpunkt abgerufen: POST http://<invoice-service>/capture/{client}/creditors/search

Da es sehr viele Lieferantenstammdaten geben kann, werden die Lieferantenstammdaten beim Abrufen gefiltert. Folgende Eigenschaften dienen als Filterkriterien, wobei mindestens eine der Eigenschaften in einem Dokument gefüllt sein muss, damit edoc invoice potenzielle Lieferanten zurückliefert:

• Lieferanten-ID

• Bestellnummern

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Steuernummer

• IBAN

• Kontonummer

• Postleitzahl

Je mehr Eigenschaften im Dokument gefüllt sind, desto besser funktioniert der Filter.

Wenn edoc invoice nur einen potenziellen Lieferanten zurückliefert, wird das Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft. Die Lieferantendaten werden in die Eigenschaften der Rechnung geschrieben.

Relevante Lieferanteneigenschaften für den Stammdatenabgleich

Wenn edoc invoice mehr als einen potenziellen Lieferanten zurückliefert, werden die Dokumenteigenschaften mit den Lieferantenstammdaten abgeglichen. Je nachdem, wie eindeutig eine Eigenschaft ist, wird sie unterschiedlich gewichtet. Weitere Informationen zur Bewertung der Eigenschaften finden Sie hier: Verfahren des Stammdatenabgleichs (edoc master data matching service)

Der Lieferant wird anhand folgender Eigenschaften ermittelt:

• Lieferanten-ID: Gewichtung: hoch.

• Lieferantenname: Gewichtung: mittel.

• Steuernummer: Gewichtung: hoch.

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Gewichtung: hoch.

• Kontonummer: Gewichtung: hoch.

• Bestellnummern: Gewichtung: hoch.

• Adressen: Wenn es mehrere Adressen zu einem Lieferanten gibt, wird die Adresse mit dem höchsten Score (Bewertung) bevorzugt.

  • Straße: Gewichtung: niedrig.

  • Postleitzahl: Gewichtung: hoch.

  • Ort: Gewichtung: mittel.

  • Land: Gewichtung: niedrig.

• Bankverbindungen: Wenn es mehrere Bankverbindungen für einen Lieferanten gibt, wird die Bankverbindung mit dem höchsten Score bevorzugt.

  • IBAN: Gewichtung: hoch.

  • BIC: Gewichtung: mittel.

  • Kontonummer: Gewichtung: hoch.

  • Bankleitzahl: Gewichtung: mittel.

Zurückgeschriebene Lieferantendaten

Wenn der Lieferant der Rechnung erkannt und verknüpft wurde, werden in edoc documents die Dokumenteigenschaften mit folgenden Lieferantendaten gefüllt und aktualisiert:

• Lieferanten-ID

• Lieferantenname

• Kontonummer

• Steuernummer

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Am höchsten bewertete Adresse:

  • Straße

  • Postleitzahl

  • Ort

  • Land

• Am höchsten bewertete Bankverbindung:

  • IBAN

  • BIC

  • Kontonummer

  • Bankleitzahl

Gut zu wissen

Damit der Stammdatenabgleich möglichst erfolgreich ist, müssen ausreichende und gut gepflegte Stammdaten vorliegen. Außerdem hängt das Ergebnis des Stammdatenabgleichs davon ab, wie gut die Dokumenteigenschaften zuvor erkannt wurden. Je mehr Eigenschaften erkannt wurden und je vollständiger die Stammdaten sind, desto wahrscheinlicher ist ein gutes Ergebnis.