Wie funktioniert das Importieren eingehender Dokumente aus dem ECM-System?

Voraussetzung für das Importieren eingehender Dokumente ist ein Prozess, bei dem parallel im ERP-System ein Datensatz erstellt und ein zugehöriges Dokument im ECM-System gespeichert wird.

Das Importieren eingehender Dokumente bietet Ihnen drei Möglichkeiten:

Sie können die Daten des Datensatzes aus dem ERP-System in das ECM-System automatisch übertragen, um das Dokument zu verschlagworten.
Sie können das im ECM-System gespeicherte Dokument am Datensatz im ERP-System automatisiert anhängen.
Sie können die Möglichkeiten 1. und 2. kombinieren.

Bei den Feldzuordnungen können Sie mit Importieren auswählen, welche ECM-Zieleigenschaften beim Importieren verwendet werden, um den zum Dokument zugehörigen ERP-Datensatz zu identifizieren.

Nach dem Konfigurieren einer Vorgangsart mit der Aktion Eingehende Dokumente aus ECM-System importieren wird ein Endpunkt bereitgestellt. Sie können nun das ECM-System so konfigurieren, dass bei jeder Dokumentarchivierung die ECM-ID des Dokuments an den Endpunkt gesendet wird. Anhand der mit Importieren markierten Felder aus der Feldzuordnung wird nun durch edoc archive service die entsprechende ECM-Zieleigenschaft aus dem Dokument extrahiert und anhand der Eigenschaft der Datensatz aus der ERP-Tabelle herausgesucht.

Zwei Szenarien können in der Praxis eintreten:

Der Datensatz wurde gefunden: In diesem Fall wird die von Ihnen in der Vorgangsart unter Aktionen beim Importieren auswählen ausgewählte Aktion durchgeführt.
Der Datensatz wurde nicht gefunden: Wenn ein Datensatz noch nicht gefunden wurde, kann dies z.B. daran liegen, dass der Datensatz noch nicht erstellt wurde. In diesem Fall erhält der Vorgang den Status Zu klären und wird täglich automatisiert neu gestartet.

Siehe auch