Wissenswertes zur Aktenbildung im d.3-Repository (Archiv)

Damit Ihre Benutzer einfach Vertragsdokumente strukturiert speichern können, müssen Sie die Aktenbildung für Vertragsakten entsprechend konfigurieren. Mit dem Aktenbildungsmechanismus stellen Sie sicher, dass Ihre Rahmenverträge, Verträge und Vertragsdokumente strukturiert verwaltet werden können.

Mit der Aktenbildung definieren Sie, dass automatisch eine Vertragsakte erstellt wird, wenn ein Anwender ein neues Vertragsdokument ins d.3-Repository (Dokumentenverwaltung) speichert, oder ein neues Vertragsdokument direkt in die zugehörige Akte gespeichert wird.

Falls Sie mit dem Speichern eines neuen Vertragsdokuments, nicht nur eine Vertragsakte benötigen, sondern auch eine Rahmenvertragsakte in der Aktenbildung definiert haben, wird die Rahmenvertragsakte auch erstellt.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass ein Vertragsdokument immer in die richtige Akte gespeichert wird, sei es für eine Einzelvertragsakte oder eine Rahmenvertragsakte.

Aktenbildung: Voraussetzung für das Erkennen und Vererben von Eigenschaften

Damit die Akten und Dokumente in Ihrem d.3-Repository korrekt zugeordnet werden, müssen Sie die erweiterten Eigenschaften (Erkennungseigenschaften) in allen Aktenarten und Dokumentarten für Verträge definieren. Anhand der Vertragsnummer (erweiterte Eigenschaft) auf einem Vertrag werden die zugehörigen Dokumente z.B. erkannt und zugeordnet. Im d.3 admin-Modul Aktenbildung legen Sie fest, welche Felder übertragen werden.

Sie stellen somit sicher, dass beim Erstellen eines Vertragsdokuments im Repository automatisch geprüft wird, ob bereits eine Vertragsakte mit der Vertragsnummer vorhanden ist. Wenn eine Vertragsakte existiert, werden die Eigenschaften der Vertragsakte für das Dokument übernommen und das Vertragsdokument unter dieser Vertragsakte eingeordnet.

Existiert noch keine Vertragsakte, werden die Werte der erweiterten Eigenschaften in die Felder der Akte übertragen.