Grundlegendes zum Prozess - vom Dokumenteneingang zur Erkennung

Die App edoc document reader liest bereits digitalisierte Dokumente, z.B. Rechnungen, aus und bereitet die benötigten Eigenschaften des Dokuments auf.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Prozessschritte mit Blick auf die Softwarekomponenten vor, die an der Digitalisierungsstrecke vom Eingang des Dokuments über die Erkennung bis zur Darstellung in der edoc-App beteiligt sind.

Am Beispiel einer Rechnung, die Sie entweder per E-Mail erreicht oder die Ihnen klassisch auf Papier zugesendet wird, lernen Sie den Verarbeitungs- und Aufbereitungsprozess kennen.

1. Dokumenteneingang in variablem Format: Sie erhalten eine Rechnung. Auf welchem Weg und in welchem Format (Papier, PDF, ZUGFeRD, XRechnung etc.) der Rechnungseingang der Rechnung erfolgt, ist für edoc document reader unerheblich. Es gibt unterschiedliche Eingangsszenarien wie z.B. Scansoftware, edoc e-mail processing oder lokale Dateiablagen.

2. Virtueller Speicherort für die Aufbereitung: Unabhängig vom Eingangskanal der Rechnung werden alle digitalisierten Rechnungen in edoc document service gespeichert.

3. Vorbereiten der Aufbereitung in der Azure-Cloud: Wenn Sie in der edoc invoice app-Administration das Auslesen der Rechnung durch edoc document reader konfiguriert haben, wird edoc PDF2Data service aktiv. Dieser Dienst transferiert das PDF-Dokument an den Microsoft Azure-Dienst für die optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition).

4. Durchführen des OCR-Prozesses: Der OCR-Dienst von Microsoft Azure ist ein externer Clouddienst und dient der optischen Zeichenerkennung zum Extrahieren des Textes im PDF-Dokument.

5. Nach dem OCR-Prozess: Das Ergebnis der Zeichenerkennung wird an PDF2Data service übergeben.

6. Virtueller Speicherort nach dem OCR-Prozess: Die OCR-Daten werden in edoc document service gespeichert.

7. OCR-Daten für edoc document reader: Die OCR-Daten in edoc document service dienen edoc document reader als Quelle für die Erkennung der entsprechenden Rechnungseigenschaften.

8. Nach dem Erkennungsprozess in edoc document reader: Nach Abschluss des Erkennungsprozesses in edoc document reader wird das Ergebnis wieder an edoc document service übergeben. Der Dienst transferiert die Rechnungseigenschaften an edoc invoice app.

9. Darstellen der erkannten Eigenschaften: Anwender:innen profitieren in edoc invoice app von den erkannten Eigenschaften der Rechnung, indem die Eigenschaften im Formular bereits angezeigt und zugeordnet sind. Der Prüfungsvorgang einer Rechnung kann auf diese Weise erleichtert werden.