Grundlegendes zum Learn-Modul und dem Speichern und Verarbeiten von Daten
Das Learn-Modul verbessert kontinuierlich die Erkennungsrate der Daten, die auf Rechnungen gefunden werden.
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess sieht folgendermaßen aus:
Standardmäßig prüft, vergleicht und ggf. korrigiert eine Person die Rechnungsdaten. Wenn der Prüfungsprozess abgeschlossen ist, markiert die Person die Rechnung als gebucht. Mit dem Abschluss des Prüfungsschritt durch eine Person wird die Rechnung automatisch an das Learn-Modul gesendet.
Automatische Rechnungsverarbeitung mit dem Learn-Modul
Das Learn-Modul sucht dann nach den korrekten Werten auf der Rechnung (z.B. Bruttobetrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer) und erstellt daraus Heatmaps sowie Keyword-Listen. Je nach Entität arbeitet das Learn-Modul entweder mit Heatmaps oder Keyword-Listen, je nachdem was sich nach bei der Evaluierung durch edoc-Experten als die bessere Option herausgestellt hat.
Diese Daten werden jeweils einer Kombination aus Mandant und Kreditor zugeordnet. Kommt nun künftig erneut eine Rechnung der jeweiligen Mandant-Kreditor-Kombination in die automatische Rechnungsverarbeitung, werden die Learn-Informationen (also Heatmaps und/oder Keyword-Listen) bei der Erkennung berücksichtigt.
Die Learn-Informationen selbst werden dabei automatisch verbessert. Wurde auf einer Rechnung etwas (z.B. ein Bruttobetrag) mithilfe von Learn-Informationen erkannt und stellt sich diese Information als richtig heraus, dann wird die Learn-Information mit einem positiven Scoring versehen.
Wenn sich die Information als falsch herausstellt, wird die Learn-Information mit einem negativen Scoring versehen. Somit bilden sich über Zeit die “besten” Learn-Informationen heraus, die dann im automatischen Erkennungsprozess priorisiert behandelt werden.
Temporäres Speichern von Daten zu Trainingszwecken pro Organisation
Im Zuge der Verarbeitungsprozesse werden bestimmte Daten speichert, damit das Learn-Modul funktionieren kann. Bei den Daten, die zu Trainingszwecken gespeichert werden, handelt es sich z.B. um:
Name des Mandanten
Name des Kreditors
Beträge (Brutto, Netto, Steuern)
VAT-ID
IBAN des Kreditors
Es werden niemals persönlichen Daten gespeichert.
Die Daten werden nur einmal pro Organisation trainiert, jedes System lernt ausschließlich mit den eigenen Daten. Die Daten werden nicht dauerhaft gespeichert. Täglich ist nachts (MEZ und MEZS) ein Prozess aktiv, der die gespeicherten Rechnungsdaten löscht, die älter als 60 Tage sind.