Vorbereiten der Stammdaten eines Quellsystems für eine verbesserte Erkennung
edoc document reader arbeitet mit einer Reihe von Stammdaten, um eine bessere Erkennung zu ermöglichen. Je besser die Stammdaten gepflegt sind und mit den Daten auf Dokumenten übereinstimmen, desto günstiger wirkt sich das auf die Erkennung der Attribute aus.
Die Stammdaten eines Mandanten befinden sich aus der Sicht von edoc document reader in einer externen Datenquelle, die Sie in edoc invoice app konfigurieren, um eine Verbindung herzustellen. Weitere Informationen zum Konfigurieren einer externen Datenquelle für einen Mandanten finden Sie im Administrationshandbuch zu edoc invoice app.
Folgende Parameter werden von edoc document reader aus den Stammdaten geladen und direkt für die Erkennung von Attributen verwendet:
Currencies: Mit der Einschlussliste geben Sie die möglichen Währungen an. Alle Währungen, die nicht in der Liste enthalten sind, werden ignoriert.
OrderPatterns: Mit der Liste für Patterns können Sie bestimmte Suchmuster für die Entität Bestellnummern angeben. Alle Bestellnummern, die nicht dem Muster entsprechen, werden ignoriert.
VatPercentages: Mit der Einschlussliste geben Sie die Steuersätze an, die für den jeweiligen Mandant gültig sind. Alle anderen Steuersätze werden ignoriert.
Tipps für eine verbesserte Erkennungsrate anhand von bestimmten Stammdaten
Mit folgenden Stammdaten von Lieferanten können Sie die Erkennungsrate noch weiter erhöhen:
Bankdaten: Ein wichtiges Erkennungskriterium für Lieferanten sind die Bankdaten, insbesondere die IBAN. Es ist daher hilfreich, wenn Bankdaten in Ihrem System mit den Bankdaten auf den Rechnungen übereinstimmen.
Lieferantenname: Der Name eines jeden Lieferanten in Ihren Stammdaten sollte möglichst mit den Namen auf den Rechnungen übereinstimmen. Wenn ein Lieferant den eigenen Namen z.B. ausschreibt oder eine Abkürzung verwendet, sollte der Name in den Stammdaten genauso geschrieben sein oder mindestens eine hohe Ähnlichkeit aufweisen.
Mit folgenden Stammdaten von Mandanten können Sie die Erkennungsrate verbessern:
Mandantenname: Wenn Sie mehrere Mandanten haben, ist es hilfreich, wenn die Namen der Mandanten eindeutig sind, sodass Rechnungen eindeutig nach Mandantennamen unterschieden werden können.
Adresse: Ein wichtiges Erkennungskriterium sind aktuelle Adressdaten. Wenn Ihre Mandanten z.B. mehrteilige Ortsnamen auf Ihren Dokumenten verwenden, verwenden Sie dieselbe Schreibweise und den vollständigen Ortsnamen in den Stammdaten.