Wissenswertes zur Profilfunktion in edoc e-mail processing
Die Wirklichkeit bei der E-Mail-Kommunikation kann sehr komplex sein. Kunden und Lieferanten senden Ihnen meist standardisierte E-Mails zu, in denen die geschäftlichen Dokumente als Anhang beigefügt sind.
Jede Organisation hat u.U. ihre eigenen Standards für den Betreff, eigene Benennungen, um angehängte Dokumente zu identifizieren. Oftmals werden diese E-Mails an ein Sammelpostfach gesendet.
Um für jeden Anwendungsfall geeignete und eindeutige Filter und Aktionen für die Verarbeitung von E-Mails und deren Anhänge zu erstellen, dienen Ihnen Profile als logische Klammer für jeden Anwendungsfall.
Mit dem Erstellen eines Profils können Sie gezielt und passgenau die E-Mails z.B. anhand des Betreffs oder der E-Mail-Adresse eines Absenders filtern und entsprechende Verarbeitungsaktionen definieren.
Setzen Sie sich vor dem Einrichten eines Profils mit den verantwortlichen Personen in Ihrer Organisation zusammen, um die spezifischen Bedingungen und Kriterien für die Filter und Aktionen zu ermitteln.
Für das Erstellen eines Profils benötigen Sie ein E-Mail-Konto und die Verbindungsdetails zu Ihrem E-Mail-Server.
In den Profilsdetails verwenden Sie Filter, um die Kriterien für die Erkennung von E-Mails und Anhängen zu definieren. Sie finden eine Reihe von ausformulierten Standardbedingungen, die Sie auswählen können, um E-Mails z.B. anhand der Betreffzeile, des Absenders oder der Namen von beigefügten Dateien zu identifizieren. Sie können mehrere Filter für Ihre Anwendungsfälle erstellen. Die Filter fungieren als ODER-Verknüpfung.
Die Filter dienen edoc e-mail processing im ersten Schritt der Erkennung der angegebenen Kriterien. Wenn eines der angegebenen Kriterien erfüllt ist, werden anhand der von Ihnen angegebenen Aktionen die erkannten Dateien verarbeitet.
Mit den Aktionen definieren Sie die anhand von Kriterien und Bedingungen, wie z.B. die E-Mail-Anhänge behandelt werden. Sie können mit den Aktionen genau definieren, wann z.B. ein Anhang eine Rechnung ist, die zur optischen Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Rekognition) gesendet werden muss und wann es sich bei dem Anhang um ein Zusatzdokument einer Rechnung handelt. Das Zusatzdokument wird nicht an die optische Zeichenerkennung weitergeleitet, sondern automatisch mit der dazugehörigen Rechnung verknüpft.
Die Kombination von unterschiedlichen Bedingungen als UND-Verknüpfung bei den Aktionen ermöglicht Ihnen eine eindeutige Definition.