Erstellen des Schemas "Buchungsjournal" für edoc invoice link for IGF

Beim Exportieren der Rechnungsdaten wird für jede Rechnung, ob erfolgreich oder nicht, ein Buchungsjournal als PDF-Datei erzeugt und im Schema Buchungsjournal in edoc documents gespeichert. Auf diese Weise können Sie die Übergabehistorie für jede Rechnung genau nachverfolgen.

Im Buchungsjournal sind wesentliche Informationen zur Übergabe enthalten:

• Rechnungsstammdaten

• Art und Zeitpunkt der Übergabe

• Fehler und Infomeldungen

• Übergabedaten

Um diese Funktionalität zu verwenden, müssen Sie in edoc documents das Schema invoice.posting_protocol erstellen.

Durch Zuordnung des Schema zu einer Verbindung in edoc documents ist es möglich, die Buchungsjournale an das führende ECM-System zu übergeben. Auf diese Weise können Sie z.B. die Dokumente analog zum Workflowprotokoll in eine Dokumentart Zusatzdokumente in d.velop documents speichern und mithilfe des Aktenplans mit der Rechnung verknüpfen.

So geht’s

1. Öffnen Sie den Bereich Schemadetails unter Workplace > edoc documents > Schemas > neues Schema.

2. Geben Sie als Namen invoice.posting_protocol ein. Der Name darf nicht verändert werden.

3. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein, z.B. Eingangsrechnung | Buchungsjournal.

4. Fügen Sie im Schema folgende Felder hinzu und geben die entsprechenden Daten an:

Sie dürfen die Attribut-ID nie ändern. Den Titel können Sie frei angeben.