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Aktivieren und Verwalten des Workflowschritts "Prüfung Wareneingang"

Möglicherweise werden Bestellungen nicht vollständig geliefert, sodass es mehrere Lieferscheine geben wird, aber die Rechnung enthält bereits alle Rechnungspositionen. In anderen Situationen kann es vorkommen, dass die Lieferung später als die Rechnung eintrifft.

Für diese Situationen können Sie eine separate Workflowgruppe einrichten, an die Warenrechnungen direkt gesendet werden. Eingehende Lieferscheine werden anhand bestimmter Kriterien (Stammdaten, Bestellnummer und Bestellpositionen) geprüft und der Rechnung zugeordnet.

Damit die Stammdaten, Bestellnummern und Bestellpositionen zu einem Lieferschein schnellstmöglich zugeordnet werden können, müssen Sie im Mandanten unter Einstellungen > Import - Stammdaten > Import bearbeiten das Intervall auf jede Minute festlegen.

Erst nach Abschluss der Prüfung und entsprechender Lieferung aller Positionen wird die Rechnung in den regulären Workflowstart weitergeleitet, den Sie für Warenrechnungen konfiguriert haben.

So geht's

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice app zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie unter Mandanten Einstelllungen den entsprechenden Mandanten aus.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Workflow - Prüfung Wareneingang eine Gruppe aus.

  4. Geben Sie unter Abweichung Prozentsatz eine Zahl ein, um den Toleranzfaktor einer als vollständig erachteten Lieferung zu definieren. Beispiel: Mit dem Wert 2 gilt eine Lieferung immer dann als vollständig, wenn 98-102% erreicht wurden. Der nächste Workflowschritt erhält einen bestimmten Betreff.

  5. Klicken Sie im Menüband auf Speichern.

Wissenswertes zum Workflowschritt und der Logik

In der Gruppe Prüfung Wareneingang werden folgende Warenrechnungen gesammelt:

  • Betreff Warte auf Wareneingang: Bedeutet, dass noch kein Lieferschein für die Rechnung existiert.

  • Betreff Teilzugang verarbeitet: Bedeutet, dass es mindestens eine Bestellposition gibt, die zugeordnet werden konnte.

In der Gruppe Workflowstart werden folgende Warenrechnungen aus der Gruppe Prüfung Wareneingang automatisch weitergeleitet:

  • Betreff Unvollständiger Wareneingang: Bedeutet, dass bei der Lieferung mindestens eine Bestellposition fehlt.

  • Betreff Wareneingang zugeordnet: Bedeutet, dass alle Bestellpositionen vollständig geliefert wurden unter Berücksichtigung des Toleranzfaktors, den Sie unter Abweichung Prozentsatz festgelegt haben.

  • Betreff Überlieferung erkannt: Bedeutet, dass mindestens für eine Bestellposition mehr geliefert wurde als bestellt.

Wenn der Wareneingang nicht komplett ist (Betreff Unvollständiger Wareneingang in der Gruppe Workflowstart), müssen Ihre Anwender:innen fehlende Lieferscheine manuell zur Warenrechnung hinzufügen.

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