Erstellen von Freigaberichtlinien für Kostenstellen
Mit Freigaberichtlinien für die Kostenstellen Warenrechnung (Rechnung mit Bestellbezug) oder Kostenrechnung (Rechnungen ohne Bestellbezug) steuern Sie für einen mehrstufigen Freigabeprozess, ab welchem Betrag eine Gruppe die Kosten einer Rechnung genehmigen muss. In der Freigaberichtlinie legen Sie fest, von welchen Gruppen eine Freigabe ab welchem Mindestbetrag erfolgen muss. Sie können bis zu acht Gruppen festlegen (achtstufige Freigabe).
Wenn Sie die Freigaberichtlinien aktivieren, müssen Sie für alle Kostenstellen Werte definieren. Wenn Sie sogar nur für eine Kostenstelle keine Werte festlegen, kann die Kostenstelle und somit die gesamte Rechnung nicht freigeben werden.
Angenommen, die Gruppe der Sachbearbeiter:innen muss alle Beträge ab z.B. 0,00 Euro freigeben, die Gruppe der Teamleiter:innen muss alle Beträge ab 500,00 Euro aufwärts freigeben und die Geschäftsführung muss alle Beträge freigeben, die ab 1.000,00 Euro und darüber liegen.
In diesem Beispiel kann bei einer Rechnung von 800 Euro die Gruppe der Sachbearbeiter:innen die Rechnung freigeben, die Gruppe der Teamleiter:innen muss die Rechnung freigeben. Eine Freigabe durch die Geschäftsführung ist nicht erforderlich. Die Geschäftsführung kann und darf aber auch Beträge unterhalb der jeweiligen für sie festgelegten Freigaberichtlinie freigeben.
Gut zu wissen
Die Freigaberichtlinie für den niedrigeren Mindestbetrag kann standardmäßig übersprungen werden, wenn eine Gruppe, z.B. die Geschäftsführung, für einen höheren Betrag (Ab Betrag) vorgesehen ist.
Negative Rechnungsbeträge werden in den Positionsdaten entsprechend verrechnet. Wenn der Gesamtbetrag ein negativer Betrag ist, ist der absolute Rechnungsbetrag für Freigaberichtlinie ausschlaggebend.
Klären Sie vorab mit den Beteiligten, welche Freigaberichtlinien für die Kostenstellen gelten sollen.
Unter Einstellungen > Erfassungsmaske > KST-Verantwortliche legen Sie die Freigaberichtlinien für die Kostenstellen fest.
So geht’s
Wählen Sie unter Steuerung die Rechnungskategorie aus: Warenrechnung oder Kostenrechnung.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Richtlinie aktiv, um die entsprechenden Kostenstellen anzuzeigen.
Geben Sie eine Zahl unter Anzahl der KST-Gruppen ein. Sie können bis zu acht KST-Gruppen konfigurieren.
Legen Sie unter Verantwortliche und Freigabebeträge die Richtlinien pro Kostenstelle, Gruppe und Betrag der Reihe nach fest, indem Sie in die jeweiligen Felder klicken. Die angezeigten Kostenstellen und Namen stammen aus den Stammdaten.
Klicken Sie im Menüband auf Speichern.
Die Kostenstellenrichtlinie bezieht sich immer auf das Betragsfeld der jeweiligen Zeile in den Positionsfeldern und stellt den Nettobetrag der Positionszeile dar.
In den Feldern zu Ab Betrag geben Sie den Betrag ein, ab dem die ausgewählte Gruppe eine Rechnung freigeben muss.
Sie können die Richtlinien, die Sie für eine Rechnungskategorie (z.B. Kostenrechnung) festgelegt haben, für die andere Rechnungskategorie (z.B. Warenrechnung) übernehmen, indem Sie im Menüband auf Richtlinien synchronisieren klicken.
Siehe auch