Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Positionsdaten
In manchen Organisationen gibt es z.B. ein Finanzbuchhaltungssystem (FiBu-System), in dem ein bestimmtes Sachkonto mit einer Kostenstelle für Fixkosten oder einem bestimmten Umsatzsteuercode (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) verbunden ist. Sie können für dieses Sachkonto in edoc invoice Abhängigkeiten definieren. Ihre Anwender:innen können dann direkt in edoc invoice die korrekten Daten verwenden.
Sie können für nahezu alle Felder unter Positionsdaten Abhängigkeitsdefinitionen erstellen. Für eine funktionstüchtige Überprüfung ist es jedoch notwendig, dass die Werte der Stammdaten vollständig und aktuell sind.
Klären Sie vorab mit den Beteiligten, für welche Positionsdaten eine Abhängigkeit erstellt werden soll.
Wissenswertes zu Abhängigkeitsdefinitionen und zum Stammdatenimport
Ihre Abhängigkeitsdefinition sorgt im Erfassungsformular im Abschnitt Positionsdaten dafür, dass die ursprüngliche Wertemenge der Positionsspalte anhand der abhängigen Werte gefiltert und anhand der Abhängigkeitsdefinition geprüft wird. Aufgrund der Abhängigkeitsdefinition können Ihre Anwender:innen nur die Werte in den entsprechenden Spalten der Positionsdaten verwenden, die Sie in der Abhängigkeitsdefinition festgelegt haben.
Damit die Werte gefiltert werden, muss der Stammdatenimport sowohl die Daten mit allen Werten umfassen, für die Sie eine Abhängigkeit erstellen möchten, als auch die definierten Abhängigkeiten. Richten Sie deshalb nach dem Erstellen einer Abhängigkeit eine neue Stammdatenabfrage für die Abhängigkeitsdefinition ein.
Verwenden Sie am besten nur Felder der Positionsspalten, die das Feldformat Autovervollständigung haben.
Wenn Sie sich informieren möchten, welche Werte für einen Mandanten vorhanden sind, klicken Sie im Menüband auf Werte anzeigen.
Erstellen und Importieren von Werten für Abhängigkeitsdefinitionen
Angenommen, es gibt in Ihrer Organisation viele Rechnungen zu unterschiedlichen Projekten und Projektaufgaben, die mit bestimmten Kostenstellen verbunden sind. Damit Ihre Anwender:innen nur bestimmte Werte in den Positionsdatenfeldern auswählen können, möchten Sie eine Abhängigkeit zwischen der Projektnummer, den Projektaufgaben und der Kostenstelle einer Rechnung definieren.
So geht’s
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie den Mandanten aus.
Klicken Sie auf Erfassungsmaske > Abhängigkeiten.
Geben Sie einen beliebigen Namen unter Name ein, indem Sie in das Feld klicken. Den Namen der Abhängigkeit können Sie in der Abfrage beim Stammdatenimport unter Zielobjekt auswählen.
Wählen Sie in Feld 1 ein Positionsdatenfeld, in Feld 2 das zweite Positionsdatenfeld und in Feld 3 das dritte Positionsdatenfeld aus, z.B. Projekt Nr. (projectno) für die Projektnummer, Projektaufgabe (projecttask) für die Projektaufgabe und KST (costCenter) für die Kostenstelle.
Gehen Sie für jede zu definierende Abhängigkeit entsprechend vor. Sie können für einen Eintrag bis zu 10 Felder verwenden.
Klicken Sie im Menüband auf Speichern. Nach dem Speichern können Sie die konfigurierten Abhängigkeiten nicht mehr ändern.
Erstellen Sie unter Daten > Import - Stammdaten eine neue Stammdatenabfrage für die Abhängigkeit. Wählen Sie als Zielobjekt den Namen Abhängigkeit: <Name> der definierten Abhängigkeit aus.
Wie Sie eine Stammdatenabfrage erstellen, erfahren Sie hier: Erstellen einer neuen Abfrage für den Stammdatenimport
Verwenden eines Positionsdatenfeldes in verschiedenen Abhängigkeitsdefinitionen
Theoretisch könnten Sie ein Positionsdatenfeld in verschiedenen Abhängigkeitsdefinitionen verwenden. Jedoch ist diese Konstellation komplex und führt ggf. zu unerwartetem Verhalten im Erfassungsformular.
Wenn Sie für ein Positionsdatenfeld z.B. zwei weitere abhängige Positionsdatenfelder festlegen möchten, definieren Sie am besten eine Abhängigkeitsdefinition.
Wenn Sie ein Positionsdatenfeld jedoch in zwei Abhängigkeitsdefinitionen verwenden möchten, müssen Sie Folgendes wissen:
Der Stammdatenimport muss immer vollständig sein.
Ihre Anwender:innen werden nicht immer mit gefüllten Feldern in den Positionsdaten arbeiten.
So funktionieren zwei voneinander abhängige Abhängigkeitsdefinitionen:
Angenommen, Sie möchten die Werte in den Kostenstellen automatisiert prüfen und erstellen folgende Abhängigkeitsdefinitionen:
Felder in der Abhängigkeitsdefinition 1: KST und KTR
Felder in der Abhängigkeitsdefinition 2: KST und KTO
Im Erfassungsformular der Rechnung, z.B. in einer Zeile unter Positionsdaten, sind zunächst die drei Felder KST, KTR und KTO leer (keine Werte vorhanden).
Wenn Sie z.B. einen Wert für KTR angeben, ergibt sich zwar ein eindeutiger Wert für KST, aber das Feld KST wird nicht automatisch gefüllt oder die Wertemenge gefiltert.
Der Grund dafür, dass die Filterung oder Autovervollständigung nicht funktioniert, ist das noch leere Feld KTO in der Abhängigkeitsdefinition 2. Da in der Positionszeile das Feld KTO leer ist, werden die Werte für das Feld KST nicht gefiltert, sodass alle Werte für das Feld KST erlaubt sind.
Somit ergibt sich für die Abhängigkeitsdefinition 1 ein eindeutiger Wert für KST, laut Abhängigkeitsdefinition 2 sind allerdings alle Werte im Feld KST erlaubt. Es werden alle Werte angezeigt, sodass auch die Vorfilterung oder Autovervollständigung nicht mehr funktioniert.
Erst wenn Sie auch einen Wert im Feld KTO angegeben haben, funktioniert die Filterung für die Abhängigkeitsdefinition 2 und somit für das Feld KST.
Siehe auch