Festlegen von alternativen Betreffzeilen für Workflowschritte

Wenn Sie für Ihre Organisation einen Workflow implementieren möchten, wählen Sie zunächst unter Einstellungen > Servereinstellungen eine Workflowkomponente (d.3 Postkorb oder edoc workplace aus.

Für die einzelnen Workflowschritte gibt es bereits standardmäßig Betreffzeilen zu den einzelnen Workflowschritten. Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für den Workflow eingerichtet haben, erhält die Betreffzeile der E-Mail denselben Betreff wie der Workflowschritt. Die Option finden Sie unter Einstellungen > Workflow > Betreffvorschläge.

Auf der Seite Betreffvorschläge können Sie die Standardbetreffs pro Aufgabe anzeigen und alternative Texte für die Betreffzeilen einer Aufgabe eingeben. Alle Gruppenmitglieder können diese Vorschläge auswählen, wenn der Standardbetreff unpassend erscheint.

Weitere Informationen zu den Betrefftexten erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus auf das Infosymbol bei der jeweiligen Beschreibung des Betrefftextes zeigen.

Wissenswertes zu den Vorschlägen für Betreffzeilen

Die Betreffzeilen werden nur beim Versenden in den nächsten Workflowschritt entsprechend verwendet.

Angenommen, eine Person prüft eine Rechnung. Die Weiterleitung im Prüfungsdialog wird beim Prüfen deaktiviert, da vielleicht noch eine Antwort auf eine Frage aussteht. Beim Klicken auf Prüfung bestätigen verbleibt die Rechnung weiterhin in den Aufgaben (Workplace) der Gruppe oder des Sachbearbeiters. Die Betreffzeile wird nicht geändert und kann auch nicht geändert werden, da die Rechnung noch nicht in den nächsten Workflowschritt versendet wurde.

Sie können die Standardbetreffs auch ändern und auch eigene Texte für die Betreffzeilen verwenden. Geben Sie pro Zeile einen eigenen Text ein.

Im Abschnitt Vorschläge können Sie weitere Texte für einen Betreff eingeben, indem Sie einen Text in die Zeile eingeben und mit der Eingabetaste (Enter) bestätigen.

Nachdem Sie neue Vorschläge eingegeben haben, klicken Sie im Menüband auf Speichern.