Konfigurieren von Freigaberichtlinien für Kostenstellen für Bedarfsanforderungen

Sie können für die Überprüfung und Freigabe von Bedarfsanforderungen ein Regelwerk basierend auf Kostenstellenrichtlinien festlegen. Sie konfigurieren mit dem Regelwerk einen mehrstufigen Freigabeprozess, bei dem Mitglieder der jeweiligen Freigabegruppe Ihre Budgets freigeben müssen.

In der Administration unter Einstellungen > Freigaberichtlinien legen Sie fest, von welchen Gruppen eine Freigabe ab welchem Betrag erfolgen muss. Sie können bis zu acht Gruppen festlegen (achtstufige Freigabe). Sobald Anwender:innen eine Kostenstelle in einer Bedarfsanforderung für den jeweiligen Bedarfstyp eintragen, wird beim Beantragen die jeweils aktivierte Gruppe adressiert.

Alle Regeln für die Kostenstellenrichtlinien sind mandantenspezifisch. Sie können daher unterschiedliche Einstellungen pro Mandanten vornehmen. Zudem können Sie pro Mandanten die Regeln für jeden Bedarfstyp individuell festlegen.

Bevor Sie beginnen

Kontaktieren Sie die Beteiligten in Ihrer Organisation, um die Details zu besprechen.

Sie können die Regeln für die Kostenstellen zwar jederzeit ändern, jedoch wirken sich die Änderungen auf die noch nicht freigegebene Bedarfsanforderungen aus: Bereits erteilte Freigaben müssen ggf. erneut freigeben werden.

Beantragte Bedarfsanforderungen, deren Workflow abgeschlossen ist, bleiben unverändert.

Angenommen, eine Gruppe in der Finanzabteilung muss alle Beträge ab z.B. 0,00 Euro freigeben, die Gruppe der Teamleiter:innen muss alle Beträge ab 500,00 Euro aufwärts freigeben und die Geschäftsführung muss alle Beträge freigeben, die ab 1.000,00 Euro und darüber liegen.

So geht’s

Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc procurement, um das Dashboard zu öffnen.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie den Mandanten aus, für den Sie das Regelwerk konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf Freigaberichtlinien > Regeln für Kostenstellen.
Legen Sie den Bedarfstyp und die Anzahl der Gruppen fest, die an der Freigaberichtline für den Bedarfstyp beteiligt werden sollen.
Geben Sie im Abschnitt Verantwortliche und Freigabebeträge pro Kostenstelle die beteiligten Gruppen und die Beträge ein, ab denen die Budgetverantwortung (Ab Betrag) gilt. Sie können pro Bedarfstyp mehrere Kostenstellen und Gruppen pro Kostenstelle angeben.
Aktivieren Sie Richtlinien aktiv, um die Regeln in Kraft zu setzen.