Grundlegendes zu edoc procurement (Übersicht)

Mit edoc procurement gestalten Sie Ihren internen Beschaffungs- und Bestellprozess für Ihre Organisation komplett digital und transparent für alle Beteiligten.

Schlanker Antragstellungsprozess bis zur Bereitstellung des Materials oder einer Dienstleistung

Egal welche Bedarfsprozesse und Anforderungstypen Sie in Ihrem Unternehmen haben - mit edoc procurement können Sie diese Prozesse digital und flexibel gestalten. Zunächst definieren Sie administrativ, welche Bedarfstypen in Ihrem Unternehmen vorkommen und welche Workflowschritte aktiviert werden sollen.

Dann starten Ihre Mitarbeiter:innen eine Bedarfsanforderung in einem nach Ihren Bedürfnissen gestalteten Bedarfsanforderungsformular. Mit wenigen Angaben (z.B. Begründung, Bedarfstyp, gewünschtes Datum) können Ihre Mitarbeiter:innen eine Bedarfsanforderung stellen.

Nach der Bedarfsmeldung erfolgt die Bedarfsfreigabe. Die Freigabe kann in einen achtstufigen Freigabeprozess münden, der individuell an Ihr Regelwerk für Freigaben angepasst werden kann.

Nachdem alle Warenkorbpositionen vollständig freigegeben werden, erfolgt der Bestellprozess. Ihre Einkaufsabteilung füllt alle bestellrelevanten Felder aus, und anschließend kann eine Bestellung automatisiert an ein Drittanbietersystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem übergeben werden.

Sie können bei Bedarf auch eigene Workflowschritte für die Bestätigung des Wareneingangs und des Erhalts der Ware durch die Antragsteller:innen implementieren.

Individuelle Bedarfstypen erleichtern den Beschaffungsprozess

Sie können mit den standardisierten Bedarfstypen (z.B. Bürobedarf, Dienstleistung, Weiterbildung, Technik und Software) starten und weitere eigene Bedarfstypen schnell hinzufügen, ändern und verwalten.

Sie können Ihren Beschaffungsprozess auch ganz individuell mit eigenen Bedarfstypen gestalten.

Alle Aufgaben auf einen Blick und direkte Kommunikation mit d.velop documents

In einer tabellarischen Übersicht sehen Ihre Anwender:innen alle wichtigen Informationen zu Ihren Prozessaufgaben. In einem Dashboard erkennen Sie schnell, in welchem Status sich die Bedarfsanforderung befindet.

Die beteiligten Personen für die Freigabe, Bestellung oder Warenannahme behalten dabei alles im Blick und werden über die einzelnen Schritte per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.

Sofern in Ihrem Beschaffungsprozess Dokumente als Zusatzdokumente angehangen werden, wie z.B. Angebote, Bestellbestätigungen oder Lieferscheine, können Sie diese direkt in eine Bestellakte in Ihrem ECM-System d.velop documents übermitteln und archivieren.