Konfigurieren und Hinzufügen von Bedarfstypen

Für den Beschaffungsprozess von der Bedarfsanforderung bis hin zu Lieferung der Ware oder der Bestellung einer Dienstleistung in Ihrer Organisation gibt es möglicherweise unterschiedliche Vorgehensweisen und Prozesse. Die Prozesse unterscheiden sich nach der Art der Bedarfsanforderung.

Beispielsweise kann eine Bedarfsanforderung für einen Büroartikel andere Workflowschritte umfassen als eine Dienstleistung. Wenn Sie neben den standardmäßig vorhandenen Bedarfstypen individuelle Bedarfstypen benötigen, können Sie so viele Bedarfstypen erstellen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen.

Ihre Anwender:innen können dann die Bedarfstypen während des Ausfüllens der Bedarfsanforderung entsprechend auswählen. Der Ablauf des Prozesses ist pro Bedarfstyp maßgeschneidert und teilautomatisiert, denn Sie legen fest, welche Prozessschritte es für den Bedarfstyp gibt.

Bevor Sie beginnen

Kontaktieren Sie die Beteiligten in Ihrer Organisation, um die verschiedenen Bedarfstypen zu identifizieren und die entsprechenden Workflowschritte zu ermitteln.

Sie konfigurieren die Bedarfstypen und die jeweils benötigten Workflowschritte unter Einstellungen > Erfassungsmaske > Bedarfstypen.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Vorhandene Bedarfstypen verwenden
Eigene Bedarfstypen erstellen
Pro Bedarfstyp individuelle Workflowschritte festlegen

Basiswissen zum Konfigurieren der Bedarfstypen und Prozessschritte

Es gibt standardmäßig folgende Bedarfstypen:

Bürobedarf
Dienstleistung
Technik und Software
Weiterbildung

Es gibt standardmäßig folgende Workflowschritte und Status der Bedarfsanforderung:

Workflowschritt Entwurf: Dieser Workflowschritt ist standardmäßig aktiviert. Ihre Anwender:innen dürfen somit einen Bedarf melden (Status Entwurf).

Gut zu wissen

Beim Konfigurieren von Bedarfstypen können Sie den Workflowschritt Entwurf nicht deaktivieren, denn jeder Beschaffungsprozess beginnt mit der Bedarfsmeldung.

Beim Konfigurieren von Abschnitten können Sie für einen Abschnitt definieren, ob der Abschnitt im Workflowschritt Entwurf in der Bedarfsanforderung angezeigt und editierbar werden soll.

Workflowschritt Freigabe: Die Bedarfsanforderung wurde beantragt und wartet auf die Genehmigung (Status Wartet auf Freigabe).
Workflowschritt Bestellung: Die Bedarfsanforderung muss bestellt werden (Status Wartet auf Bestellung).
Workflowschritt Lieferung: Die Bedarfsanforderung wartet auf die Lieferung. Es kann eine Ware oder Dienstleistung geliefert werden (Status Wartet auf Lieferung).
Workflowschritt Abholung: Die gelieferte Ware muss abgeholt werden (Status Wartet auf Abholung).
Status Abgelehnt: Die Bedarfsanforderung wurde im Workflowschritt Freigabe abgelehnt.

Sie können die vorhandenen Bedarfstypen verwenden, bearbeiten oder löschen und weitere individuelle Bedarfstypen für den Mandanten in der Tabelle hinzufügen. Geben Sie einfach einen aussagekräftigen Namen ein.

Wenn Sie z.B. aufgrund eines Tippfehlers oder einer missverständlichen Formulierung den Namen eines bereits verwendeten Bedarfstyps ändern möchten, können Sie die Änderung einfach vornehmen. Der Name des Bedarfstyps wird sofort in der aktiven Bedarfsanforderung verwendet.

Wissenswertes zum Löschen und Ändern eines Bedarfstyps

Sie können einen Bedarfstyp nur dann ändern oder löschen, wenn er in keiner aktiven Bedarfsanforderung verwendet wird.

Eine Bedarfsanforderung im Status Abgeschlossen oder Abgebrochen ist nicht mehr aktiv. Sie können dann Ihre Änderungen vornehmen.

Unter Anzahl der aktiven Bedarfsanforderungen ist angegeben, wie oft der jeweilige Bedarfstyp in aktiven Bedarfsanforderungen verwendet wird.

Hinzufügen eines Bedarfstyps und entsprechender Workflowschritte

Angenommen, Sie möchten einen Bedarfstyp Computerhardware erstellen. Dieser Bedarfstyp umfasst neben der Genehmigung und Bestellung auch die Lieferung der Ware und die Abholung ggf. durch die Person, die den Bedarf gemeldet hat.

So geht’s

Geben Sie unter Einstellungen > Erfassungsmaske > Bedarfstypen im Abschnitt Übersicht und Konfiguration von Bedarfstypen den Namen des Bedarfstyps ein.
Aktivieren Sie für diesen Bedarfstyp jeden Workflowschritt.
Klicken Sie in der Spalte Aktiv in das Feld, um den Bedarfstyp zu aktivieren. Erst nach dem Aktivieren können Ihre Anwender:innen diesen Bedarfstyp auswählen.
Klicken Sie im Menüband auf Speichern.

Solange Sie Ihre Änderungen nicht gespeichert haben, können Sie die Änderungen rückgängig machen, indem Sie im Menüband auf Abbrechen klicken.

Ihre Anwender:innen können den erstellten Bedarfstyp nach dem Speichern direkt verwenden.

Wenn Sie beispielsweise einen Bedarfstyp für Softwarelizenzen erstellen, werden nicht alle Prozessschritte benötigt. Sie können dann die entsprechenden Workflowschritte deaktivieren.

Als Nächstes können Sie standardisierte Begründungen vorbereiten, sodass Ihre Anwender:innen diese Begründungen auswählen können.

Informationen finden Sie zum Festlegen von Standardbegründungen hier: Konfigurieren und Hinzufügen von Bedarfsgründen