Wissenswertes zu Abschnitten und Kopffeldern einer Bedarfsanforderung
Der Beschaffungsprozess einer Organisation unterliegt oft spezifischen Regeln. In den Bedarfsmeldungen können z.B. je nach Bedarf unterschiedliche Daten wichtig sein, die zum Genehmigen (Freigeben) der Bestellung benötigt werden. Auch kann es vorkommen, dass nicht alle Daten in jedem Workflowschritt für die Prüfung relevant sind.
Bedarfsmeldungen schlank je nach Workflowschritt gestalten
Sie können Abschnitte definieren, in denen Sie beliebig viele Felder zusammenfassen. Für jeden dieser Abschnitte können Sie festlegen, in welchen Workflowschritten ein Abschnitt sichtbar und bearbeitbar sein soll. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter:innen sich voll und ganz auf die relevanten Daten konzentrieren.
Sie können jederzeit eigene Abschnitte hinzufügen und die Felder festlegen. Sie definieren pro Feld die Eigenschaften und abschließend, in welchen Workflowschritten der Abschnitt sichtbar und editierbar sein soll.
Als Vorschlag finden Sie folgende Abschnitte in einer Bedarfsanforderung:
Allgemeine Daten: Dieser Abschnitt enthält die Felder, die in jeder Bedarfsanforderung angezeigt werden und für den Prozess benötigt werden, z.B. Mandant und Bedarfstyp. Sie können diesen Abschnitt umbenennen, jedoch nicht löschen.
Buchhaltung: Dieser Abschnitt enthält bereits Felder als Vorschlag. Sie können diesen Abschnitt umbenennen oder auch löschen.
Bestellung: Dieser Abschnitt enthält bereits Felder als Vorschlag. Sie können diesen Abschnitt umbenennen oder auch löschen.
Neben der Sichtbarkeit und Editierbarkeit der Abschnitte können Sie in jedem Abschnitt bedarfsgerecht Felder hinzufügen.
Kopffelder in den Abschnitten und Positionsfelder
Jeder Abschnitt enthält verschiedene Felder. Bei diesen Feldern handelt es sich um sogenannte Kopffelder. Die Kopffelder definieren die Bedarfsanforderung. Sie enthalten sozusagen die Metadaten zu einer Bedarfsanforderung.
Es gibt Standardkopffelder pro Abschnitt, z.B. Mandant im Abschnitt Allgemeine Daten. Diese Kopffelder sind immer vorhanden.
Pro Abschnitt können Sie Kopffelder konfigurieren. Pro Kopffeld können Sie verschiedene Eigenschaften festlegen: die Feld-ID, den Anzeigenamen, das Feldformat (z.B. Datum, Text, Wertemengen), den Schreib/Lesezugriff, die Sichtbarkeit.
Die sogenannten Positionsfelder bilden den Warenkorb einer Bedarfsanforderung. Eine Bedarfsanforderung kann mehrere einzelne Artikel enthalten. Für jeden einzelnen Artikel können Sie die entsprechenden Daten in den Positionsfeldern angeben. Jeder einzelne Artikel wird im Genehmigungsprozess einer Bedarfsanforderung einzeln beantragt, freigeben und bestellt.
Siehe auch