Modellieren und Bearbeiten eines Workflows im Flow

Sie können einen Workflow (Flow) jederzeit im grafischen Editor mithilfe der Werkzeugleiste modellieren und bearbeiten, indem Sie ein BPMN-Diagramm entwerfen. Auf der Werkzeugleiste finden Sie die Events, andere Workflowelemente und Unterstützungsfunktionen für das Layout im Workflowdiagramm. Pro Event können Sie im Detailbereich unter Properties die Variablen und unter Settings die E-Mail-Benachrichtigungen für den Flow konfigurieren. Sie können für die Variablen einen Anzeigetext in einer Sprache definieren und Übersetzungen in anderen Sprachen hinzufügen.

Gut zu wissen

Folgende Workflowelemente werden in Verbindung mit dem edoc-Workflowservice unterstützt:

• Start Event

• End Event

• Task

• Gateway (inclusive, exclusive und parallel)

Grundlegendes zu den Workflowelementen und zur Validierung

• Startevent und Endevent: Jeder Flow muss mit einem Startevent beginnen und mit mindesten einem End Event abgeschlossen werden.

• Tasks: In edoc automate können Sie einen Task verwenden, um eine View in einem bestimmten Workflowschritt anzuzeigen. Mit einer View können Informationen im Flow angezeigt und bearbeitet werden.

• Gateways: Sie können mit Gateways einen Flow verzweigen und lenken. Zum Steuern eines Flows müssen Sie Bedingungen festlegen und in den Bedingungen können Sie Variablen verwenden.

• Kontextmenü eines Workflowelements: Jedes Workflowelement hat ein eigenes Kontextmenü, z.B. um Workflowschritte miteinander zu verbinden, weitere Workflowelemente hinzuzufügen, den Typ des Elements zu ändern u.v.m.

• Validierung des Workflows: Der Editor überprüft beim Erstellen, ob das Diagramm nach den gängigsten Regeln des BMPN-Standards korrekt ist. Die Fehler und Warnungen im Editor sind nur ein Hinweis, dass etwas nicht dem Standard entspricht. Ein angelegter Flow kann von der Workflowengine ggf. trotzdem abgearbeitet werden.

Angenommen, Sie möchten einen einfachen Workflow entwerfen. Jedes Workflowevent hat ein eigenes Kontextmenü, mit dem Sie weitere für Ihre Zwecke geeignete Aktionen durchführen können, z.B. das Event löschen, den Typ ändern, Texte oder Annotationen hinzufügen, Aufgabe hinzufügen u.v.m.

So geht’s

1. Fügen Sie aus der Werkzeugleiste das Startevent (Create StartEvent) mit Drag&Drop zum Editor hinzu.

2. Geben Sie optional einen Namen für das Event ein. Falls die Box für den Namen nicht automatisch aktiviert ist, doppelklicken Sie auf das Event, um das Feld für den Namen zu öffnen.

3. Fügen Sie aus der Werkzeugleiste das Endevent (Create EndEvent) mit Drag&Drop zum Editor hinzu. Geben Sie optional einen Namen ein.

4. Fügen Sie weitere Elemente zwischen dem Startevent und dem Endevent hinzu und verbinden Sie die Elemente entsprechend miteinander.

Nachdem Sie die Workflowevents zusammengestellt haben, können Sie jedes einzelne Event im Detailbereich konfigurieren. Sie zeigen den Detailbereich eines Events an, indem Sie auf das Event im Editor klicken.

Die Detailbereich stehen Ihnen je nach Event folgende Optionen zur Verfügung:

• Properties > Variables: Jeder Flow kann beliebige Variablen haben. Beim Erstellen eines Flows werden die Variablen User, Group und Subject automatisch angelegt. Die Standardvariablen können Sie verwenden, um den Flow einem Anwender oder einer Gruppe zuzuweisen oder den Betreff z.B. in edoc workplace festzulegen. Mit Add können Sie weitere Variablen hinzufügen. Sie können außerdem mit einem Klick auf das Bearbeitungssymbol jeder Variablen einen Namen geben und den Namen in eine andere Sprache übersetzen, z.B. vom Deutschen ins Englische.

• Settings > Mail Settings: Geben Sie für das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen die Daten für den E-Mail-Versand ein.

Nur Variablen, die Sie definiert haben, können später beim Ausführen des Workflows verwendet werden.