Erstellen und Verwenden von Remindervorlagen und Remindervorlagengruppen

Sie können eine Remindervorlage erstellen oder eine vorhandene Remindervorlage verwenden. Das Arbeiten mit Vorlagen vereinfacht die Arbeitsschritte, die nahezu immer dieselben Schritte und Aufgabeninhalte umfassen.

In den Remindervorlagen können Sie vorgefertigte Daten für eine einfache Aufgabe oder eine Vertragskündigung verwenden.

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Remindervorlagen:

• Einzelne Vorlage: Die Remindervorlage enthält alle Daten, die Sie für eine bestimmte Aufgabe in einem bestimmten Zusammenhang benötigen. Die Remindervorlagen haben einen aussagekräftigen und eindeutigen Namen. Sie können beim Erstellen eines Reminders den Reminder als Vorlage speichern. Die Remindervorlage gehört immer zu einer Reminderart. Sie können die Reminderart in einer Vorlage nachträglich nicht ändern.

• Gruppe für Remindervorlagen: In einer Gruppe wurden mehrere einzelne Remindervorlagen zusammengefasst und hierarchisch angeordnet. Die Remindervorlagengruppe dient dazu, mehrere einzelne Reminder nacheinander zu erstellen. Wenn Sie eine Gruppe für Remindervorlagen verwenden, sind alle Reminder bereits enthalten, die für den Arbeitsprozess benötigt werden. Das Verwenden einer Gruppe erspart Ihnen somit das Erstellen einzelner stets gleicher Reminder.

Gut zu wissen

Nur Ihr Administrator oder Ihre Administratorin können Gruppen für Remindervorlagen für Sie vorbereiten. Wenden Sie sich bei Bedarf oder bei Fragen an Ihre Administration.

Sie können Ihre eigenen Remindervorlagen erstellen, die Sie und Ihre Teammitglieder verwenden und die in der Administration bei Bedarf gruppiert werden können.

Erstellen einer einzelnen Remindervorlage für eine Aufgabe oder Vertragskündigung

Sie erstellen eine eigene Remindervorlage genauso wie Sie einen Reminder erstellen: Statt den Reminder in der Ansicht Reminder direkt zu speichern, verwenden Sie die Option Remindervorlage speichern. Eine separate Remindervorlage lohnt sich immer, wenn Sie immer dieselben Daten für eine Reminderart verwenden.

So geht’s

1. Öffnen Sie in Ihrer ECM-Anwendung die Vertragssteuerung, indem Sie entweder auf Vertragssteuerung > Neuen Reminder anlegen oder direkt auf Neuen Reminder anlegen klicken.

2. Wählen Sie eine Reminderart aus.

3. Geben Sie die Werte für den Reminder ein.

4. Klicken Sie auf Remindervorlage speichern. In der Ansicht Remindervorlage können Sie die eingegebenen Werte aus dem Reminder überprüfen, anpassen oder so belassen. Sie können die Reminderart nicht im Nachhinein ändern.

5. Überprüfen Sie in der Ansicht Remindervorlage die eingegebenen Werte aus dem Reminder. Sie können die Werte bei Bedarf anpassen. Nur die Reminderart kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Die Werte Zeitlicher Abstand und Einheit werden aus der Differenz des Reminderdatums und des heutigen Datums errechnet.

6. Klicken Sie auf Erstellen, um die Remindervorlage zu speichern.

Beim nächsten neuen Reminder können Sie die Remindervorlage verwenden.

Verwenden einer Remindervorlage oder Remindervorlagengruppe

Im Dialog Neuen Reminder aus Vorlage anlegen können Sie Remindervorlagen oder Remindervorlagengruppen zum Erstellen von Remindern auswählen. Im Abschnitt Vorhandene Remindervorlagen werden Ihnen die Remindervorlagen und Remindervorlagengruppen angezeigt, die der aktuellen Kategorie zugeordnet sind und die keiner Kategorie zugeordnet wurden.

Unter Ausgewählte Remindervorlagen sehen Sie die Liste der ausgewählten Remindervorlagen und Remindervorlagengruppen, die beim Erstellen der Reminder berücksichtigt werden.

Mit den Symbolen für Pfeil-nach-oben oder Pfeil-nach-unten verschieben Sie die Positionen der Remindervorlagen in der Reihenfolge, in der die Reminder beim Erstellen angewendet werden.

Bei einer Remindervorlagengruppe werden die Reminder in der Reihenfolge erstellt, wie die Remindervorlagen in der Gruppe gespeichert sind.

Bei einfachen Aufgaben wird das Reminderdatum aus dem heutigen Datum und dem in der Remindervorlage gespeicherten Intervall berechnet, bei einer Kündigung wird das Fristdatum berechnet und das Reminderdatum darauf basierend errechnet: Reminderdatum liegt immer 7 Tage vor dem Fristdatum.

Wenn Sie mehrere Aufgaben kombinieren, die voneinander abhängig sind, wird das Reminderdatum der ersten Aufgabe auf Basis des gespeicherten Intervalls berechnet, für alle weiteren Aufgaben wird das Reminderdatum um zusätzlich 7 Tage auf die vorherige Aufgabe festgelegt.

Gut zu wissen

Sie können auch mehrere Remindervorlagen auswählen oder mit Remindervorlagengruppen kombinieren: Die Reminder werden in der Reihenfolge in der Liste Ausgewählte Remindervorlagen erstellt. Die Remindervorlagen einer Remindervorlagengruppe werden beim Erstellen eines Reminders die einzelnen Reminder der Reihe nach erstellt.

So geht’s

1. Öffnen Sie die Vertragssteuerung.

2. Klicken Sie auf Neuen Reminder aus Vorlage anlegen.

3. Klicken Sie auf Auswählen, um eine Remindervorlage auszuwählen.

4. Ändern Sie ggf. die Positionen der ausgewählten Remindervorlagen.

5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Reminder zu erstellen.

Tipp

Um eine Remindervorlage aus der Liste Ausgewählte Remindervorlagen zu entfernen, klicken Sie bei der entsprechenden Remindervorlage auf Entfernen.