Erstellen eines Reminders für eine rollierende Vertragsverlängerung
Wenn Sie einen Vertrag haben, der in einem bestimmten Zeitraum wiederkehrend verlängert werden soll, verwenden Sie die Reminderart Rollierende Verlängerung.
Sie haben folgende Möglichkeiten für eine wiederkehrende Verlängerung:
Sie können eine Laufzeit definieren, die einen begrenzten Zeitraum umfasst.
Sie können eine unbegrenzte Laufzeit definieren (Regler Unbegrenzte Gesamtlaufzeit). Diese Option ist z.B. für Wartungsverträge geeignet, die sich dann automatisch um ein Jahr verlängern, bis Sie ein Ender der Gesamtlaufzeit eintragen.
Sie können bei Bedarf einen Reminder auch mit einem Reminderdatum in der Vergangenheit erstellen.
Angenommen, Sie haben einen Vertrag, dessen Vertragslaufzeit Sie jährlich einmal verlängern möchten. Der Vertrag soll jedoch nach fünf Jahren beendet werden. Sie können nun einen Stichtag für z.B. jährliche Vertragsverlängerungen definieren und einen Reminder erstellen. Indem Sie eine Gesamtlaufzeit eintragen, wird die Frist für die nächste Vertragsverlängerung berechnet.
Tipp
Wenn Sie einen Vertrag verlängern, bestätigen Sie die Verlängerung des Vertrags mit Als erledigt kennzeichnen.
Sie können das neu berechnete Enddatum des Vertrags direkt ins ECM-System übertragen, indem Sie im Dialog Vertragsende im ECM-System aktualisieren auf Aktualisieren klicken. Auf diese Weise vermeiden Sie einen zusätzlichen Schritt (manuelles Aktualisieren).
Sobald Sie oder eine andere Person den aktuellen Reminder als erledigt kennzeichnet, wird automatisch die Frist für die nächste Vertragsverlängerung berechnet.
Gut zu wissen
Je nachdem, welche d.velop documents-Anwendung (d.3 smart explorer, d.3one oder d.velop documents in der Cloud) Sie verwenden, kann die Menüführung unterschiedlich sein.
Die Unterschiede sind entsprechend gekennzeichnet.
So geht's
Öffnen Sie das Vertragsdokument, für das Sie eine Erinnerung erstellen möchten, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Nur in d.3 smart explorer: Klicken Sie in der Detailansicht auf Vertragssteuerung und dann auf Neuen Reminder anlegen.
Nur in d.3one und d.velop documents (Cloud): Klicken Sie auf die Kontextaktion Neuen Reminder anlegen.
Wählen Sie die Reminderart Rollierende Verlängerung aus.
Geben Sie im Abschnitt Verlängerungsdaten unter Verlängerung der Laufzeit die Anzahl an und wählen Sie unter Einheit der Laufzeit die zeitliche Einheit aus. Das mögliche neue Ende des Vertrags wird unter Ende der Verlängerung automatisch berechnet.
Geben Sie im Abschnitt Laufende Vertragsverlängerung unter Gesamtlaufzeit - Anzahl der Einheit die Anzahl an und wählen Sie unter Einheit der Gesamtlaufzeit die zeitliche Einheit aus. Das mögliche Ende der Gesamtlaufzeit für den Vertrag wird unter Ende der Gesamtlaufzeit automatisch berechnet.
Geben Sie unter Remindernotiz eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
Wählen Sie unter Empfänger die Person oder eine Gruppe aus, an die Sie den Reminder senden möchten. Sie können sich selbst, andere Personen, eine Gruppe oder eine Kombination aus Personen und Gruppen angeben.
Klicken Sie auf Erstellen, um den Reminder zu erstellen.
Das Enddatum für eine Vertragsverlängerung und das Reminderdatum für den Reminder wird automatisch berechnet. Sie können bei Bedarf das Reminderdatum für den Reminder manuell ändern.
Standardmäßig wird eine E-Mail-Benachrichtigung 14 Tage vor dem Erreichen des Stichtags an die Empfänger mit der Beschreibung gesendet, die Sie unter Remindernotiz eingegeben haben.
Möglicherweise haben Ihr Administrator oder Ihre Administratorin die Anzahl der Tage vor dem Stichtag geändert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Administration.
Beispiel für die Berechnung der jährlichen Frist
Wenn die Gesamtlaufzeit eines Vertrags 5 Jahre ist und Sie jährlich zum 31.12. den Vertrag verlängern möchten, werden Sie 14 Tage vorher, am 17.12. an die Verlängerung erinnert. Sobald Sie den Reminder als erledigt kennzeichnen, wird die Frist für das Folgejahr neu berechnet. Der Vorgang wird so lange wiederholt, bis die Gesamtlaufzeit des Vertrags erreicht wurde.