Erstellen eines Reminders für eine Vertragskündigung
Wenn Sie an die Kündigungsfrist eines Vertrags erinnert werden möchten, wählen Sie die Reminderart Kündigung aus. Anhand der vorhandenen Vertragsdaten, der von Ihnen eingegebenen Laufzeit und zeitliche Einheit der Kündigungsfrist, wird das Datum des Stichtags für die Kündigung errechnet.
Wenn für einen Vertrag kein Vertragsende angegeben ist, können Sie neben der Laufzeit und der zeitlichen Einheit auch den Rhythmus der Kündigungsfrist (z.B. Monatsende, Quartalsende) angeben.
Sie können bei Bedarf einen Reminder auch mit einem Reminderdatum in der Vergangenheit erstellen.
Gut zu wissen
Je nachdem, welche d.velop documents-Anwendung (d.3 smart explorer, d.3one oder d.velop documents in der Cloud) Sie verwenden, kann die Menüführung unterschiedlich sein.
Die Unterschiede sind entsprechend gekennzeichnet.
So geht's
Öffnen Sie das Vertragsdokument, für das Sie eine Erinnerung erstellen möchten, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Nur in d.3 smart explorer: Klicken Sie in der Detailansicht auf Vertragssteuerung und dann auf Neuen Reminder anlegen.
Nur in d.3one und d.velop documents (Cloud): Klicken Sie auf die Kontextaktion Neuen Reminder anlegen.
Wählen Sie die Reminderart Kündigung aus.
Geben Sie im Abschnitt Kündigungsfrist unter Laufzeit die Anzahl an und wählen Sie unter Einheit der Laufzeit die zeitliche Einheit aus. Wählen Sie unter Zum Rhythmus die zeitliche Einheit aus, z.B. Quartalsende. Das mögliche Vertragsende wird unter Vertragsendedatum berechnet. Das mögliche Ende des Vertrags wird unter Fristdatum automatisch berechnet.
Geben Sie unter Remindernotiz eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
Wählen Sie unter Empfänger die Person oder eine Gruppe aus, an die Sie den Reminder senden möchten. Sie können sich selbst, andere Personen, eine Gruppe oder eine Kombination aus Personen und Gruppen angeben.
Klicken Sie auf Erstellen, um den Reminder zu erstellen.
Tipp
Wenn Ihr Administrator oder Ihre Administratorin für Aufgaben Textvorlagen für Remindernotizen erstellt hat, können Sie eine geeignete Textvorlage mit Textvorlage auswählen > Auswählen einfügen. Die Textvorlage wird in das Feld Remindernotiz eingefügt. Sie können den Text bei Bedarf in der Remindernotiz bearbeiten.
Das Enddatum für eine Vertragsverlängerung und das Reminderdatum für den Reminder wird automatisch berechnet. Sie können bei Bedarf das Reminderdatum für den Reminder manuell ändern.
Standardmäßig wird eine E-Mail-Benachrichtigung 14 Tage vor dem Erreichen des Stichtags an die Empfänger mit der Beschreibung gesendet, die Sie unter Remindernotiz eingegeben haben.
Möglicherweise haben Ihr Administrator oder Ihre Administratorin die Anzahl der Tage vor dem Stichtag geändert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Administration.