Speichern von Unterlagen in Anhängen zu einem Auftrag (Auftragskopf)

Nachdem Sie einen Auftrag in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations erfasst haben, können Sie im Auftrag jedes Dokument (E-Mail, Fax, Brief usw.) als Datei zum Auftrag im Anhang speichern. Das Dokument erhält automatisch die entsprechenden Eigenschaften, sodass es immer eindeutig einem Vorgang zugeordnet ist. Sobald Sie das Dokument im Auftrag freigeben, werden die Informationen und das Dokument automatisch im ECM-System gespeichert.

Wichtig für das Freigeben von Dokumenten

Sobald Sie ein Dokument freigeben, wird es im ECM-System archiviert und ist für die weitere Bearbeitungen gesperrt.

So geht’s

1. Klicken Sie im Auftragskopf auf das Symbol für die Anhänge (Büroklammer).

2. Wählen Sie eine Datei zum Hochladen aus.

3. Ziehen Sie die Datei auf die Dropzone (edoc-Logo) im Formular und lassen Sie diese fallen.

4. Wählen Sie im Dialog im Feld Indizierungsdefinition ID Indizierungsdefinition aus.

5. Schieben Sie den Regler für Ist freigegeben auf Ja, um das Dokument im ECM-System zu archivieren.

Das Dokument existiert weiterhin als Anhang zum Vorgang in Dynamics 365 Finance and Operations und existiert auch in Ihrem ECM-System.

Tipp

In der Standardansicht für Anhänge können Sie im Abschnitt archivelink Anhang den Status des Anhangs prüfen und ggf. ändern.

• Sie können bei Bedarf die Indizierungsdefinition ändern, wenn Sie das Dokument noch nicht freigegeben haben.

• Sie können das Dokument zum Archivieren freigeben, falls Sie es in den Schritten zuvor noch nicht getan haben.