Buchen einer Rechnung

Wenn eine Rechnung alle Prüfungsschritte durchlaufen hat, können Sie die Rechnung buchen.

Mit der Aktion Buchung im Menüband des Erfassungsformulars (Erfassungsmaske) buchen Sie die Rechnung. Alle Prüfungsschritte der Rechnung sind abgeschlossen und die Rechnung kann in Ihr ERP-System als Buchungssatz automatisch übermittelt werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Rechnung direkt mit Rechnung buchen ins ERP-System übermitteln.

• Rechnung manuell buchen (Bemerkung erforderlich).

Wenn Sie die Aktion Manuelles Verbuchen verwenden, wird in Ihrem ERP-System kein Buchungssatz erzeugt. Jedoch werden alle anderen administrativ konfigurieren Funktionen angewendet, z.B. Erstellung eines Workflowprotokolls oder der Transfer an ein ECM-System (Archivsystem).

Die Funktion des manuellen Verbuchens steht nur zur Verfügung, wenn Sie von Ihrer Administration aktiviert wurde.

Wenn eine automatische Pflichtfeldprüfung für die Rechnung administrativ konfiguriert wurde, müssen die Felder mit den entsprechenden Daten gefüllt sein, damit Sie die Rechnung buchen können.

Angenommen, Sie haben eine Rechnung vorliegen, die alle Prüfungsschritte erfolgreich durchlaufen hat. Sie möchten nun die Rechnung in Ihr ERP-System als Buchungssatz übertragen. Es gibt jedoch eine Pflichtfeldprüfung.

So geht’s

1. Klicken Sie im Menüband auf Buchung, um den Dialog Rechnung buchen und Workflow abschließen zu öffnen.

2. Prüfen Sie unter Pflichtfeldprüfung, ob in der Spalte Status die zu prüfenden Felder ein Häkchen haben. Wenn einzelne Felder ein Kreuzchen unter Status haben, korrigieren Sie die entsprechenden Felder in der Rechnung.

3. Klicken Sie auf Rechnung buchen.

Alle Prüfungsschritte für eine Rechnung sind nun mit der Aktion Buchung abschlossen. Die Rechnung wird nun nicht mehr in den Aufgaben angezeigt.