Wissenswertes zu den Berechtigungen
Die Berechtigungen werden administrativ für Gruppen (Abteilungen, Teams) in der Anwendung festgelegt. Es ist möglich, dass Sie nur bestimmte Aufgaben erledigen können, z.B. nur bestimmte Daten einer Rechnung ändern.
Angenommen, Sie sind Mitglied der Gruppe Buchhaltung. Ihr Administrator oder Ihre Administratorin hat der Gruppe Buchhaltung die Berechtigung u.a. zum Ändern von Adressdaten, Kontodaten, Zahlungsbedingungen und Bestellnummern erteilt (Kopfdaten). Die Gruppe Eingangsrechnung hat diese Berechtigungen nicht. Sie können diese Daten dann nur als Mitglied der Gruppe Buchhaltung ändern.
Die Berechtigungen werden administrativ auf Gruppenebene erteilt. Neben den Berechtigungen zum Erfassen von z.B. Kopfdaten, erteilt ein Administrator oder eine Administratorin pro Gruppe einzeln die Berechtigungen zum Prüfen, Freigeben, Ablehnen, Abschließen oder Abbrechen eines Workflows.
Eine Besonderheit bei den Berechtigungen besteht bei regelbasierten Workflows, die auf Kostenstellen-Freigaberichtlinien (KST-Freigaberichtlinien) basieren. In den Regeln der Freigaberichtlinien werden pro Gruppe (z.B. Sachbearbeitung, Teamleitung, Geschäftsführung) bestimmte Rechnungsbeträge je Workflowschritt festgelegt. Die Regeln der KST-Freigaberichtlinien sorgen dann dafür, dass z.B. bestimmte Gruppen nur Rechnungsbeträge ab einer bestimmten Summe freigeben sollen.
Beispiel eines regelbasierten Workflows:
Die Gruppe Sachbearbeitung soll Rechnungen ab 0,01 Euro freigeben.
Die Gruppe Teamleitung soll Rechnung ab 500,00 Euro freigeben.
Die Gruppe Geschäftsführung soll Rechnungen ab 1000,00 Euro.
Angenommen, Sie sind Mitglied der Gruppe Sachbearbeitung und erhalten eine Rechnung. Die Freigaberichtlinie regelt, dass Rechnungen ab 0,01 Euro freigegeben werden sollen. Sie prüfen die Rechnung und geben Sie anschließend frei. Aufgrund der Freigaberichtline wird automatisch für den nächsten Prüfungsschritt die Gruppe Teamleitung ausgewählt, da diese Gruppe Rechnungen ab 500 Euro freigeben soll.
Gut zu wissen
Die Richtlinien bieten auch die Möglichkeit, Schritte im Rahmen der Richtlinien auszusparen, indem Rechnungen durch Gruppen mit Berechtigungen ab einem höheren Betrag freigegeben werden. Beispiele:
Gruppe Sachbearbeitung ist nicht verfügbar: Die Buchhaltung kann in dem Fall die Rechnung direkt an die Gruppe Teamleitung zum Freigeben senden.
Gruppe Geschäftsführung übernimmt direkt das Freigeben: Wenn das Freigeben einer Rechnung kurzfristig benötigt wird, kann die Gruppe mit dem höchsten Betrag eine Rechnung auch mit einem niedrigerem Betrag freigeben.
Bei Fragen zu den Berechtigungen wenden Sie sich bitte an Ihre Administration.