Beenden des Workflows einer Rechnung

Wenn eine Rechnung alle Prüfungsschritte durchlaufen hat, können Sie den Workflow der Rechnung beenden.

Mit der Aktion Workflow abschließen im Menüband des Erfassungsformulars (Erfassungsmaske) beenden Sie den Workflow der Rechnung. Alle Prüfungsschritte der Rechnung sind abgeschlossen und die Rechnung kann in Ihr ERP-System als Buchungssatz übermittelt werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Daten der Rechnung direkt mit Workflow abschließen ins ERP-System übermitteln.

• Sie können den Workflow einer Rechnung ohne einen Datentransfer beenden (Bemerkung erforderlich).

Wenn Sie die Aktion Workflow ohne Datentransfer abschließen verwenden, wird in Ihrem ERP-System kein Buchungssatz erzeugt. Jedoch werden alle anderen administrativ konfigurieren Funktionen angewendet, z.B. Erstellung eines Workflowprotokolls oder der Transfer an ein ECM-System (Archivsystem).

Die Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie von Ihrer Administration aktiviert wurde.

Wenn eine automatische Pflichtfeldprüfung für die Rechnung administrativ konfiguriert wurde, müssen die Felder mit den entsprechenden Daten gefüllt sein, damit Sie den Workflow für die Rechnung abschließen können.

Angenommen, Sie haben eine Rechnung vorliegen, die alle Prüfungsschritte erfolgreich durchlaufen hat. Sie möchten nun die Rechnung in Ihr ERP-System als Buchungssatz übertragen. Es gibt jedoch eine Pflichtfeldprüfung.

So geht’s

1. Klicken Sie im Menüband auf Workflow abschließen, um den Dialog Workflow abschließen zu öffnen.

2. Prüfen Sie unter Pflichtfeldprüfung, ob in der Spalte Status die zu prüfenden Felder ein Häkchen haben. Wenn einzelne Felder ein Kreuzchen unter Status haben, korrigieren Sie die entsprechenden Felder in der Rechnung.

3. Klicken Sie auf Workflow abschließen.

Alle Prüfungsschritte für eine Rechnung sind nun mit der Aktion Workflow abschließen abschlossen. Die Rechnung wird nun nicht mehr in den Aufgaben angezeigt.