Arbeiten mit der Terminüberwachung
Diese Funktion steht Ihnen nur in Verbindung mit edoc workplace zur Verfügung.
Ihr Administrator oder Ihre Administratorin muss außerdem entsprechende Datumsfelder für die Terminüberwachung konfiguriert haben.
Sie können anstehende Termine und Fälligkeiten, z.B. für Zahlungsziele oder Skontofristen, in der Aufgabenübersicht direkt erkennen. Die Terminüberwachung dient Ihnen sozusagen als eine Art visuelles “Frühwarnsystem” mit drei Dringlichkeitsstufen (OK, Warnung, Kritisch). Die Dringlichkeitsstufen werden anhand der Tage berechnet, die vor dem Erreichen des Termins (Fälligkeit) liegen. Sie behalten mit der Terminüberwachung jederzeit anstehende und fällige Aufgaben im Blick.
Die entsprechenden Felder werden in Ihrer Aufgabenübersicht nach Dringlichkeit farblich hervorgehoben und die Anzahl der verbleibenden Tage wird angezeigt, sobald die zweite Dringlichkeitsstufe erreicht wurde:
Grün: Noch ist alles OK, Sie sind im Zeitplan. Der anstehende Termin ist noch nicht dringend.
Gelb: Die zweite Stufe (Warnung) wurde erreicht. Der anstehende Termin nähert sich.
Rot: Die dritte Stufe (Kritisch) wurde erreicht. Der anstehende Termin steht unmittelbar bevor.
So funktioniert das “Frühwarnsystem” mit der Terminüberwachung
Angenommen, das Datumsfeld für das Zahlungsziel einer Rechnung wurde administrativ für die Terminüberwachung konfiguriert. Ihre Administration hat z.B. folgende Fristen für die Dringlichkeitsstufen festgelegt:
Keine Dringlichkeit: Alle Termine werden standardmäßig in GRÜN hervorgehoben.
Zwölf Tage vor Erreichen des Termins: Sobald der zwölfte Tag vor dem Erreichen des Zahlungsziels erreicht wurde, wird das Feld GELB (Warnung) hervorgehoben und die Anzahl der verbleibenden Tage werden angezeigt.
Sieben Tage vor Erreichen des Termins: Sobald der siebte Tage vor dem Erreichen des Zahlungsziels erreicht wurde, wird das Feld ROT (Kritisch) hervorgehoben und die Anzahl der verbleibenden Tage werden angezeigt. Wenn ein Termin versäumt wurde, wird die Anzahl der verstrichenen Tage hochgezählt.
Sie erkennen also jederzeit die Dringlichkeit der Aufgabe und die verbleibenden Tage in der tabellarischen Übersicht.
Die Anzahl der Tage bezieht sich immer auf die Anzahl der Wochentage. Wochenenden und Feiertage werden bei den verbleibenden Tagen immer mitgezählt.
Wenn Sie tägliche Aufgabenberichte per E-Mail erhalten, sehen Sie die Gesamtanzahl der Aufgaben pro Lieferanten. Bei jedem Lieferanten können Sie auch die Gesamtanzahl der Aufgaben pro Dringlichkeitsstufe auf einen Blick erkennen.
In der Aufgabenübersicht können Sie wie gewohnt die Spalte Terminüberwachung sortieren und nach den Farben filtern.
Wenn Sie die Aufgabenübersicht an Ihre persönliche Arbeitsweise angepasst haben, wird Ihnen möglicherweise die Spalte Terminüberwachung nicht sofort angezeigt. Sie können die Spalte in der Tabelle anzeigen, indem Sie am Tabellenrand auf Spalte klicken und in der Liste Terminüberwachung aktivieren.
Weitere Informationen zum Filtern, Sortieren und Gruppieren finden Sie unter: Tipps zum Filtern, Sortieren und Gruppieren von Daten in Tabellen