Identifizieren und Aussortieren von Duplikaten

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass Rechnungen oder andere Dokumente versehentlich mehrfach existieren und als Workflowaufgabe durch die Prüfungsschritte geleitet werden.

Sie erkennen potenzielle Duplikate aufgrund des Stempels mit der Aufschrift Duplikat erkannt, sobald Sie die Rechnung geöffnet haben.

Die Duplikate werden anhand von bestimmten Kriterien automatisch identifiziert, die administrativ festgelegt wurden. Bei Fragen zu den Kriterien werden Sie sich an Ihre Administration.

Sie können mithilfe der Duplikatprüfung die potenziellen Duplikate einzeln betrachten, vergleichen und entscheiden, ob es sich bei einem Dokument tatsächlich um ein Duplikat handelt. Jedes von Ihnen erkannte Duplikat wird dann unwiderruflich aus dem Workflow entfernt. Wenn Sie ein potenzielles Duplikat als eigenständiges Dokument identifizieren, bleibt dieses Dokument weiterhin Teil eines Workflows. Der Stempel Duplikat erkannt wird nicht mehr angezeigt.

Wenn Sie einmal ein Dokument als eigenständig identifiziert haben, können Sie diese Entscheidung nicht mehr rückgängig machen. Das zu spät erkannte Duplikat durchläuft dann alle Workflowschritte.

Angenommen, Sie haben eine Rechnung geöffnet, die als Duplikat gekennzeichnet wurde, und Sie möchten die echten Duplikate aussortieren.

Gut zu wissen

• Die Entscheidung, ob es sich um ein Duplikat handelt, betrifft immer das Ausgangsdokument, also das aktuell geöffnete Dokument.

• Die Detailansicht für den Vergleich der Dokumente steht Ihnen nur in Verbindung mit edoc workplace zur Verfügung.

So geht’s

1. Klicken Sie auf den Stempel Duplikat erkannt, um den Dialog Duplikatprüfung zu öffnen. In der Übersicht werden alle Dokumente angezeigt, zu denen das aktuelle Dokument ein Duplikat sein könnte.

2. Klicken Sie bei Bedarf auf Details, wenn Sie für Ihre Entscheidung mehr Informationen benötigen. Sie können nun die Dokumente als PDF-Vorschau und auch deren Attribute (Eigenschaften) betrachten. Mit Zurück zur Übersicht gelangen Sie wieder zurück.

3. Klicken Sie unter Ist das vorliegende Ausgangsdokument ein Duplikat auf Ja, wenn es sich um ein Duplikat handelt und Sie es aus dem Workflow entfernen möchten. Klicken Sie auf Nein, wenn das Dokument ein eigenständiges Dokument ist und es weiterhin durch die Prüfungsschritte (Workflow) geführt werden soll.

4. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit OK.