Manuelles Indexieren einer Rechnung

Die Daten in Ihrem Erfassungsformular können einerseits automatisiert erkannt werden. In diesem Fall finden Sie im Erfassungsformular bereits die entsprechenden Felder mit den Daten aufgefüllt. Die Daten im Erfassungsformular können dennoch unvollständig sein und müssen geprüft werden.

Andererseits können die Daten auch nur manuell in das Erfassungsformular eingetragen werden, falls Sie keine automatisierte Texterkennung haben.

Ihre Administration kann eine eigene Gruppe einrichten, die sich um das manuelle Kontrollieren der (automatisch erfassten) Daten einer Rechnung kümmert (Indexieren einer Rechnung). Auf diese Weise kann der Ablauf aller nachfolgenden Prüfungsschritte beschleunigt werden.

Angenommen, es gibt eine Gruppe mit dem Namen Indexierungsgruppe und Sie sind Mitglied dieser Gruppe. Sie prüfen mehrere Rechnungen gleichzeitig, die Ihrer Gruppe zugewiesen wurden.

So geht’s

1. Markieren Sie die entsprechenden Rechnungen im Workplace mit der STRG-Taste.

2. Klicken Sie im Menüband auf Auswahl öffnen oder drücken Sie die Eingabeaste.

3. Kontrollieren Sie die erkannten Eigenschaften im Erfassungsformular und die vorhandenen Daten im PDF-Dokument, indem Sie mit der Maus in die jeweiligen Felder klicken. Im Dokument wird die entsprechende Stelle farbig hervorgehoben.

4. Übernehmen Sie bei Bedarf fehlende Daten in der Erfassungsmaske, indem Sie die STRG-Taste und die linke Maustaste gedrückt halten und den entsprechenden Abschnitt (Zone) im Dokument markieren (nur in Verbindung mit edoc document reader).

5. Klicken Sie im Menüband auf Abschließen, um das geprüfte Dokument zur nächsten Gruppe zu senden, oder auf Abschließen und weiterleiten, um das Dokument manuell an eine bestimmte Gruppe und eine Person zu senden und den Betreff auszuwählen.

Ihre Administration legt fest, ob Sie das manuelle Indexieren eines Dokuments mit Abschließen oder Abschließen und weiterleiten beenden dürfen.