Wissenswertes zu den verschiedenen Arten von Workflows
In einem noch nicht digitalisierten Alltag wird eine Rechnung üblicherweise in einer Mappe zu den verschiedenen Abteilungen (Teams, Gruppen) geschickt. Mit der Digitalisierung der Prüfungsschritte vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung werden die einzelnen Stationen in einer Organisation mithilfe eines Workflows sozusagen nachgestellt.
Welche Abteilung oder Person welche Aufgabe im Workflow zukommt und welche Berechtigungen einzelne Abteilungen oder Personen haben, wird administrativ im Vorfeld mithilfe von Gruppenberechtigungen festgelegt.
Es gibt im Wesentlichen zwei unterschiedliche Workflowarten: regelbasierter und einfacher Workflow.
Regelbasierter Workflow (Basiswissen)
Bei einem regelbasierten Workflow werden die einzelnen Schritte eines Workflows administrativ konfiguriert, sodass Sie sich in einem Workflowschritt auf Ihre Aufgabe konzentrieren können. Mit Abschluss Ihrer Prüfung wird eine Rechnung automatisiert zur nächsten Abteilung geschickt. Wenn es in Ihrer Organisation bestimmte Regeln gibt, ab welchem Betrag z.B. eine Abteilung (Postkorb) oder Person Rechnungsbeträge freigeben darf (Genehmigung bis zu einem bestimmten Betrag), sorgt der regelbasierte Workflow für die Einhaltung der Regeln. Der Workflow wird von den sogenannten Kostenstellen-Freigaberichtlinien (KST-Freigaberichtlinien) gesteuert. Die KST-Freigaberichtlinien werden administrativ eingerichtet.
Sie erhalten nur die Aufgaben, die in den organisatorischen Regeln von Ihrer Administration definiert wurden. Sie können z.B. eine Bemerkung für Ihre Prüfung angeben oder bei Fragen Ihre Aufgabe (Workflowschritt) auch an eine andere Person in Ihrer Abteilung weiterleiten oder die Rechnung ablehnen.
Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung zur Prüfung erhalten, können Sie im Kontierungsblock des Erfassungsformular (Erfassungsmaske) die entsprechenden Daten unter Positionsdaten eingeben. Sobald Sie z.B. die Kostenstelle auswählen oder ein Konto, erkennt die Software automatisch, dass ein regelbasierter Workflow für diese Rechnung eingerichtet wurde.
Oftmals wird ein regelbasierter Workflow für sogenannte Kostenrechnungen eingerichtet. Kostenrechnungen sind Rechnungen ohne Bestellbezug, z.B. laufende Kosten wie Miete, Wartungsverträge, Rechnungen für Mobiltelefone oder Strom.
Einfacher Workflow ohne bestimmte Regeln (Basiswissen)
Bei einem einfachen Workflow leiten Sie eine Rechnung an eine Abteilung oder eine einzelne Person zum Prüfen weiter. Sie können z.B. eine Bemerkung für Ihre Prüfung angeben oder bei Fragen Ihre Aufgabe (Workflowschritt) an eine andere Abteilung (Postkorb) oder an eine Person weiterleiten.
Sie können beim Prüfen der Rechnung die entsprechenden Bestellnummern oder Lieferscheine einpflegen, sodass immer alle Daten zu einem Rechnungsvorgang vorhanden sind.
Oftmals wird ein einfacher Workflow für sogenannte Warenrechnungen verwendet. Warenrechnungen sind Rechnungen mit einem Bestellbezug, z.B. wenn es eine Bestellung für Büromöbel, Computerausstattung oder Pflanzen.
Siehe auch