Verknüpfung von Lieferantenstammdaten (edoc master data matching service)

Durch den Stammdatenabgleich kann eine Rechnung mit dem passenden Lieferanten verknüpft werden. Der Lieferant einer Rechnung kann nur ermittelt werden, wenn die Rechnung bereits mit einem Mandanten verknüpft wurde. Wenn der Abgleich mit den Lieferantenstammdaten erfolgreich ist, wird z.B. die Lieferanten-ID in die Eigenschaften der Rechnung geschrieben.

Die Lieferantenstammdaten in edoc invoice werden über folgenden Endpunkt abgerufen: POST http://<invoice-service>/capture/{client}/creditors/search

Da es sehr viele Lieferantenstammdaten geben kann, werden die Lieferantenstammdaten beim Abrufen gefiltert. Folgende Eigenschaften dienen als Filterkriterien, wobei mindestens eine der Eigenschaften in einer Rechnung gefüllt sein muss, damit edoc invoice potenzielle Lieferanten zurückliefert:

• ID (creditorId)

• Bestellnummern (orderNumber)

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (vatId)

• Steuernummer (taxId)

• IBAN (iban)

• Kontonummer (accountNumber)

• Postleitzahl (postcode)

Je mehr Eigenschaften in der Rechnung gefüllt sind, desto besser funktioniert der Filter.

Wenn edoc invoice nur einen potenziellen Lieferanten zurückliefert, wird die Rechnung mit diesem Lieferanten verknüpft. Die Lieferantendaten werden in die Eigenschaften der Rechnung geschrieben.

Relevante Lieferanteneigenschaften für den Stammdatenabgleich

Wenn edoc invoice mehr als einen potenziellen Lieferanten zurückliefert, werden die Rechnungseigenschaften mit den Lieferantenstammdaten abgeglichen. Je nachdem, wie eindeutig eine Eigenschaft ist, wird sie unterschiedlich gewichtet. Weitere Informationen zur Bewertung der Eigenschaften finden Sie hier: Verfahren des Stammdatenabgleichs (edoc master data matching service)

Der Lieferant wird anhand folgender Eigenschaften ermittelt:

• Lieferanten-ID (creditorId): Gewichtung: hoch.

• Lieferantenname (creditorName): Gewichtung: mittel.

• Steuernummer (creditorTaxId): Gewichtung: hoch.

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (creditorVatId): Gewichtung: hoch.

• Kontonummer (creditorAccount): Gewichtung: hoch.

• Bestellnummern (orderNumbers): Gewichtung: hoch.

• Adressen: Wenn es mehrere Adressen zu einem Mandanten gibt, wird die Adresse mit dem höchsten Score (Bewertung) bevorzugt.

  • Straße (creditorStreet): Gewichtung: niedrig.

  • Postleitzahl (creditorPostcode): Gewichtung: hoch.

  • Ort (creditorCity): Gewichtung: mittel.

  • Land (creditorCountry): Gewichtung: niedrig.

• Bankverbindungen: Wenn es mehrere Bankverbindungen für einen Mandanten gibt, wird die Bankverbindung mit dem höchsten Score bevorzugt.

  • IBAN (creditorBankIban): Gewichtung: hoch.

  • BIC (creditorBankBic): Gewichtung: mittel.

  • Kontonummer (creditorBankAccount): Gewichtung: hoch.

  • Bankleitzahl (creditorBankCode): Gewichtung: mittel.

Zurückgeschriebene Lieferantendaten

Wenn der Lieferant der Rechnung erkannt und verknüpft wurde, werden in edoc documents die Rechnungseigenschaften mit folgenden Lieferantendaten gefüllt und aktualisiert:

• Lieferanten-ID (creditorId)

• Lieferantenname (creditorName)

• Kontonummer (creditorAccount)

• Steuernummer (creditorTaxId)

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (creditorVatId)

• Am höchsten bewertete Adresse:

  • Straße (creditorStreet)

  • Postleitzahl (creditorPostcode)

  • Ort (creditorCity)

  • Land (creditorCountry)

• Am höchsten bewertete Bankverbindung:

  • IBAN (creditorBankIban)

  • BIC (creditorBankBic)

  • Kontonummer (creditorBankAccount)

  • Bankleitzahl (creditorBankCode)

Gut zu wissen

Damit der Stammdatenabgleich möglichst erfolgreich ist, müssen ausreichende und gut gepflegte Stammdaten vorliegen. Außerdem hängt das Ergebnis des Stammdatenabgleichs davon ab, wie gut die Rechnungseigenschaften zuvor erkannt wurden. Je mehr Eigenschaften erkannt wurden und je vollständiger die Stammdaten sind, desto wahrscheinlicher ist ein gutes Ergebnis.