Grundlegendes zum Prozess - vom Dokumenteneingang zur Erkennung
edoc document reader liest bereits digitalisierte Dokumente, wie z.B. Rechnungen, aus und bereitet die benötigten Eigenschaften des Dokuments auf. Auch E-Rechnungen können mit edoc document reader erkannt und verarbeitet werden.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Prozessschritte mit Blick auf die Softwarekomponenten vor, die an der Digitalisierungsstrecke vom Eingang des Dokuments über die Erkennung bis zur Darstellung in der edoc-App beteiligt sind.
Zum Speichern der Dokumente und Daten während des Verarbeitungsprozesses verwendet edoc document reader den Dienst edoc documents. Anschließend beginnt die Verarbeitung der Dokumente in edoc document reader.
Wissenswertes zu Schemas in edoc documents
edoc documents als Basis dient als virtueller Speicherort für Dokumente und Daten. In edoc documents gibt es sogenannte Schemas, anhand deren die Daten aufbereitet werden.
Die Schemas werden einerseits automatisch durch die Anwendung erstellt oder Sie können ein an Ihre Anforderungen angepasstes Schema konzipieren. Während des Verarbeitungsprozesses gelangen die Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge in die Schemas:
Beispielsweise werden in edoc invoice alle aktiven Rechnungen mit dem Schema Eingangsrechnung | aktiv verarbeitet. Je nachdem, wie Sie die Rechnung in edoc invoice weiter verarbeiten, kann die Rechnung in verschiedene Folgeschemas gelangen. Beispiel:
Wenn Sie einen Workflowschritt für eine Rechnung in edoc invoice abbrechen, gelangt das Dokument in das Schema Eingangsrechnung | abgebrochen.
Wenn der Workflow für eine Rechnung in edoc invoice abgeschlossen und an ein Drittanbietersystem übergeben wird, gelangt die Rechnung in das Schema Eingangsrechnung | gebucht.
Mit den Schemas werden die Dokumente, z.B. Rechnungen, ordnungsgemäß im Prozess verarbeitet.
Verarbeitungsschritte und Schemas (globaler Prozess)
Am Beispiel einer Rechnung, die Sie entweder per E-Mail erreicht oder die Ihnen klassisch auf Papier zugesendet wird, lernen Sie den Verarbeitungs- und Aufbereitungsprozess kennen.
Dokumenteneingang in variablem Format (Ausgangspunkt des Prozesses)
Sie erhalten eine Rechnung. Auf welchem Weg und in welchem Format (Papier, PDF, ZUGFeRD, XRechnung etc.) die Rechnung eingeht, ist für edoc document reader unerheblich. Es gibt unterschiedliche Eingangsszenarien wie z.B. Scansoftware, edoc e-mail processing, API-Schnittstelle oder lokaler Dateispeicherort.
Ganz gleich, wie Sie Ihre Dokumente erhalten oder in welchem Format die Dokumente bei Ihnen eintreffen, die edoc-Apps steuern den Verarbeitungsprozess der Dokumente mithilfe von Schemas.
Virtueller Speicherort für die Aufbereitung (edoc documents)
Unabhängig vom Eingangskanal der Rechnung werden alle digitalisierten Rechnungen in edoc documents gespeichert. In edoc documents können Sie ein Zielschema konfigurieren, in das die Rechnung übergeben werden soll. Standardmäßig ist das Zielschema von edoc document reader ausgewählt. Im Schema von edoc document reader geben Sie den Webhook ein, um edoc document reader über neue Eingangsdokumente zu informieren. Wählen Sie im Schema von edoc document reader ein Zielschema aus. Standardmäßig wird das Schema masterdatamatching verwendet. Sie können auch ein anderes Zielschema auswählen, wenn Sie ein individuelles Zielschema zuvor erstellt haben und den Prozess an Ihre Bedürfnisse anpassen möchten.
Erkennung von Rechnungen (edoc document reader)
Wenn Sie in edoc documents das Auslesen der Rechnung durch edoc document reader konfiguriert haben, gelangen die Dokumente in das edoc documents-Schema für edoc document reader (edoc document reader | invoice). Das Feld Rechnungsformat des Schemas zeigt an, ob die Rechnung im Format PDF, XRechnung oder ZUGFeRD vorliegt. Je nach Rechnungsformat unterscheidet sich der Erkennungsprozess.
Erkennung der Formate XRechnung und ZUGFeRD: Die Formate XRechnung und ZUGFeRD, also E-Rechnungen, werden direkt ausgelesen und die Rechnungsdaten werden extrahiert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird die eingebettete XML-Rechnung vor dem Erkennungsprozess aus der PDF-Datei extrahiert. Die XML-Datei kann als Zusatzdokument zur PDF-Datei z.B. in edoc invoice geöffnet werden.
Erkennung von PDF-Rechnungen: PDF-Rechnungen werden mit Azure AI Document Intelligence analysiert. Die Rechnungsdaten werden erkannt und extrahiert. Die erkannten Daten und die OCR-Daten (Optical Character Recognition) werden an edoc document reader übergeben.
Virtueller Speicherort nach dem Erkennungsprozess (edoc documents)
Unabhängig vom Rechnungsformat werden die erkannten Rechnungsdaten in edoc documents gespeichert. Als Zielschema wird standardmäßig das Schema masterdatamatching verwendet, außer Sie haben ein individuell an Ihre Bedürfnisse angepasstes Zielschema ausgewählt.
Stammdatenabgleich in edoc master data matching service
Die erkannten und extrahierten Rechnungseigenschaften werden in edoc master data matching service mit den Stammdaten abgeglichen und verknüpft.
Virtueller Speicherort nach dem Stammdatenabgleich (edoc documents)
Standardmäßig ist in edoc documents das Zielschema Eingangsrechnung | aktiv konfiguriert. Die Rechnungen sind somit für den Workflow in edoc invoice vorbereitet.
Workflow in edoc invoice
Die Rechnungen im Schema Eingangsrechnung | aktiv stehen für den Prüfungsprozess (Genehmigung) bereit. Im Erfassungsformular für Rechnungen in edoc invoice werden die erkannten Rechnungseigenschaften angezeigt und zugewiesen. Ihre Anwender:innen können Rechnungen auf diese Weise leichter prüfen.
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