Konfigurieren von Reindexierungen pro Systemzuordnung (SAP S/4HANA)

Gilt nur für: SAP S/4HANA

Sie müssen für jede in edoc archive service erstellte Systemzuordnung Vorgangsarten erstellen. Die Vorgangsarten steuern die Kommunikation zwischen dem ERP-System und ECM-System: Sie definieren, welche Daten Ihres ERP-Systems in das ECM-System übertragen werden sollen.

Sie können pro Systemzuordnung mehrere Vorgangsarten erstellen, um unterschiedliche Szenarien zu realisieren.

Sie können mithilfe von Webhooks weitere Informationen (z.B. kombinierte Werte von ERP-Eigenschaften) in einer ECM-Eigenschaft archivieren.

Gut zu wissen

Um eine Vorgangsart zu konfigurieren, muss bereits eine ERP-Verbindung, eine ECM-Verbindung und eine Systemzuordnung konfiguriert sein.

Im ersten Schritt definieren Sie eine Vorgangsart. Nach dem Speichern werden alle Felder der ausgewählten Geschäftsobjektentität vom ERP-System abgefragt. Diese Felder benötigen Sie im zweiten Schritt für die Konfiguration der Feldzuordnung. Im dritten Schritt aktivieren Sie nach dem Speichern die Vorgangsart.

Definieren der Vorgangsarten

Im ersten Schritt definieren Sie eine Vorgangsart, um den entsprechenden Prozess (z.B. Zuordnen von Dokumenteigenschaften) automatisiert auszuführen. Wenn Sie eine Vorgangsart erstmalig einrichten, werden nach dem Speichern alle Felder der ausgewählten ERP-Tabellen vom ERP-System abgefragt. Der Abfrageprozess kann je nach Datenmenge einige Zeit dauern.

So geht’s

Gehen Sie zur edoc platform-Systemumgebung und öffnen Sie die Administration von edoc archive service im Browser.
Navigieren Sie zu Systeme und Vorgangsarten zuordnen > Vorgangsarten konfigurieren.
Klicken Sie auf Neue Vorgangsart erstellen.
Geben Sie unter Namen der Vorgangsart eingeben einen aussagekräftigen Namen für die Vorgangsart ein. Der Name wird u.a. bei der Übertragung von Daten zwischen dem ECM- und ERP-System verwendet.
Geben Sie unter Beschreibung der Vorgangsart eingeben eine aussagekräftige Beschreibung ein, um diese Vorgangsart einfacher zu identifizieren.
Wählen Sie unter Aktion für Vorgänge im ERP-System auswählen die Option ERP-Vorgangsdaten einem Dokument zuordnen aus.
Wählen Sie unter ERP-Dienst auswählen den ERP-Dienst aus, von dem die Geschäftsobjekte für die jeweiligen Vorgänge abgerufen werden sollen.
Wählen Sie unter Geschäftsobjektentität auswählen die Geschäftsobjektentität des Geschäftsobjekts aus, von der die Geschäftsobjekte für die jeweiligen Vorgänge abgerufen werden sollen. Die Geschäftsobjektentität verweist auf eine ERP-Tabelle (Indextabelle), aus der später die ERP-Felder abgefragt werden.
Wählen Sie unter Belegart des ERP-Systems auswählen die Belegart für den Vorgang aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Übertragen von zusätzlichen Informationen ins ECM-System
Wenn Sie z.B. mehrere Werte in ERP-Eigenschaften (Felder) in einer ECM-Eigenschaft speichern möchten, können Sie optional einen vorhandenen Webhook verwenden, indem Sie die Option Webhook zum Ändern von Werten für ECM-Zieleigenschaften verwenden aktivieren.

Wählen Sie unter Endpunkt für Webhook auswählen einen zuvor konfigurierten Endpunkt für einen Webhook aus, um den Webhook zum Ändern von Werten für ECM-Zieleigenschaften zu verwenden.

Weitere Details zum Erstellen eines Webhooks finden Sie hier: Konfigurieren eines Endpunkts für einen Webhook zum Ändern von Werten für ECM-Zieleigenschaften während der Archivierung

Tipp

Wenn sich die Struktur der abgerufenen Daten im ERP-System geändert hat oder ggf. der Datenimport nicht funktioniert hat, klicken Sie auf Felder von ERP-Tabellen abfragen.

Definieren der Feldzuordnungen

Im zweiten Schritt definieren Sie die Feldzuordnungen für die Vorgangsart. Mit der Zuordnung der Felder des ERP-Systems und ECM-Systems stellen Sie sicher, dass die Eigenschaften der Dokumente immer korrekt im ECM-System archiviert werden. Zum Importieren eingehender Dokumente im ECM-System definieren Sie bei der Feldzuordnung ECM-Zielfelder, deren Werte den entsprechenden Datensatz im ERP-System identifizieren.

So geht’s

Navigieren Sie zu Administration > Systeme und Vorgangsarten zuordnen > Vorgangsarten konfigurieren.
Klicken Sie auf Feldzuordnungen konfigurieren.
Wählen Sie unter ECM-Kategorie die Kategorie aus, in die die Daten aus dem Vorgang Ihres ERP-Systems übertragen werden sollen.
Aktivieren Sie in der Spalte Aktiv jede ECM-Zieleigenschaft, die Sie Informationen aus dem ERP-Vorgang enthalten sollen.
Wählen Sie pro ECM-Zieleigenschaft die passende Option unter Datenquellentyp auswählen und unter Inhalt der Datenquelle aus:
1. ERP-Feld der Indextabelle: Gibt einen konkreten ERP-Wert aus der in der Vorgangsart ausgewählten Geschäftsobjektentität im ECM-Feld an, z.B. Debitorenname. Wählen Sie unter Inhalt der Datenquelle das Feld der entsprechenden Geschäftsobjektentität aus.
2. Textkonstante: Gibt den fixen Wert im ECM-Feld an, den Sie unter Inhalt der Datenquelle eingetragen haben.
3. Systemvariable: Gibt die Systemvariable an, die Sie unter Inhalt der Datenquelle auswählen. Mit der Systemvariablen können Sie unabhängig vom ERP-Vorgang weitere Eigenschaften angeben. Wählen Sie unter Inhalt der Datenquelle die entsprechende Systemvariable aus, z.B. Aliasname des Mandanten.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp

Die ECM-Kategorien werden beim Öffnen der Feldzuordnung abgefragt und für eine Stunde im Cache gespeichert. Wenn Sie kürzlich Änderungen an den Kategorien oder Zieleigenschaften vorgenommen haben, die noch nicht in edoc archive service sichtbar sind, klicken Sie auf Kategorien von ECM-System abfragen.

Aktivieren der Reindexierung von Dokumenten

Im dritten Schritt aktivieren Sie die konfigurierte Vorgangsart. Nach dem Aktivieren wird die Reindexierung automatisch für archivierte Dokumente durchgeführt, die über edoc CMIS archivelink archiviert wurden.

So geht’s

Navigieren Sie zu Administration > Systeme und Vorgangsarten zuordnen > Vorgangsarten konfigurieren.
Klicken Sie auf Vorgangsart aktivieren für die Vorgangsart, deren Feldzuordnung Sie konfiguriert haben.

Siehe auch