Festlegen von Zugriffsberechtigungen mithilfe von Benutzergruppen
Die Berechtigungen für die Vertragsdokumente und Vertragsakten steuern Sie mit den definierten Berechtigungen in Ihrer d.velop-Dokumentenverwaltung (d.3-Repository).
Hat eine Person das Zugriffrecht für bestimmte Verträge und Vertragsanhänge, kann die Person auch die zugehörigen Reminder sehen und bearbeiten.
Damit Sie die Berechtigungen einfacher verwalten können, erstellen Sie in d.3 admin eine eigene Gruppe, z.B. Vertragsverwaltung. Erteilen Sie den Mitgliedern dieser Gruppe für erforderlichen Berechtigungen für die Vertragssteuerung und die Reminderübersicht.
Mit der Gruppe Vertragsverwaltung können Sie steuern, welche Abteilung z.B. die Vertragsdokumente anzeigen darf. Die Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Aktualisieren von Dokumenten und Akten steuern Sie über die Berechtigungen der Dokumentarten (Kategorien).
Beispiel für eine Berechtigungsmatrix:
Abteilung | Mitglied der Gruppe “Vertragsverwaltung” | Recht für Dokumente der Abteilung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
Konstruktion | Ja | Konstruktion | Darf Verträge der Abteilung “Konstruktion” sehen. |
Versand | Nein | Versand | Darf keine Verträge sehen. |
Buchhaltung | Ja | Alle | Darf alle Verträge sehen. |
Vertrieb | Ja | Vertrieb | Darf Verträge der Abteilung “Vertrieb” sehen. |
Definieren Sie für die einzelnen Anwender der Abteilungen, die Verträge lesen und bearbeiten müssen, lesende und schreibende Zugriffe.
Benutzer mit schreibendem Zugriff für Vertragsdokumente und Vertragsakten können folgende Aktionen durchführen:
Daten im Bereich Stammdaten und Laufzeit & Kündigung ändern.
Reminder erstellen, ändern und löschen.
Vertragspartner erfassen und einfügen.
Anmerkungen hinzufügen und entfernen.
Reminder in der Reminderübersicht ändern.
Benutzer mit lesendem Zugriff können alle Elemente der Vertragssteuerung und der Reminderübersicht anzeigen, aber nicht bearbeiten.