Aktivieren und Verwalten des Workflowschritts "Nachindexierung" (manuelle Indexierung)

Um das Bearbeiten von Dokumenten (Rechnungen) im Erfassungsformular (Erfassungsmaske) zu erleichtern, können Sie vorab mit einer Indexierungssoftware bestimmte Eigenschaften aus den Dokumenten bestimmten Feldern zuordnen. Ihre Anwender:innen finden dann im Erfassungsformular bereits Felder mit Daten, die sie noch auf Richtigkeit überprüfen müssen. Alle nicht ausgefüllten Felder müssen manuell ergänzt werden.

Möglichweise importieren Sie Dokumente auch ohne vorherige Indexierung, dann müssen alle Daten manuell erfasst werden.

Ganz gleich, wie Sie den Eingang Ihrer Dokumente (Rechnungen) gestaltet haben, Sie können nun den Indexierungsschritt einer separaten Workflowgruppe zuweisen. Der Workflowschritt findet vor der Prüfung durch die beteiligten Teams (Abteilungen) statt, sodass der Prüfungsvorgang beschleunigt wird.

Sie können eine Gruppe z.B. mit dem Namen Indexierungsgruppe einrichten, die sich eigens um manuelle Kontrolle (Nachindexierung) der Daten kümmert. Nach diesem Workflowschritt findet die reguläre sachliche Prüfung statt.

Mit dem Einrichten der Indexierungsgruppe werden alle Dokumente zuerst an diese Gruppe gesendet.

So geht’s

Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice zu öffnen.
Klicken Sie auf Einstellungen, um die Übersicht der globalen Einstellungen und Mandanteneinstellungen zu öffnen.
Klicken Sie unter Mandanten Einstellungen auf den Mandanten, für den Sie die Workflowgruppe für die Nachindexierung einrichten möchten.
Wählen Sie im Abschnitt Workflow - Nachindexierung eine Gruppe aus.
Klicken Sie im Menüband auf Speichern.

Standardmäßig wird nach Abschluss der Kontrolle das Dokument an den nächsten von Ihnen konfigurierten Workflowschritt (Workflowstartgruppe) weitergeleitet.

Wenn Sie die manuelle Weiterleitung aktivieren, können die Mitglieder der Indexierungsgruppe Dokumente an eine andere Gruppe senden, als Sie konfiguriert haben.