Aktivieren und Verwalten des Workflowschritts "Prüfung Wareneingang"

Möglicherweise werden Bestellungen nicht vollständig geliefert, sodass es mehrere Lieferscheine geben wird, aber die Rechnung enthält bereits alle Rechnungspositionen. In anderen Situationen kann es vorkommen, dass die Lieferung später als die Rechnung eintrifft.

Für diese Situationen können Sie eine separate Workflowgruppe (Postfach) einrichten, an die Warenrechnungen direkt gesendet werden. Wenn Sie z.B. eine Capturesoftware eines Drittanbieters verwenden, müssen Sie Rechnungen mit Bestellbezug aus der Drittanbietersoftware direkt an die Workflowgruppe senden. Eingehende Lieferscheine werden anhand bestimmter Kriterien (Stammdaten, Bestellnummer und Bestellpositionen) geprüft und der Rechnung zugeordnet.

Bei der Workflowgruppe handelt es sich um eine Art technisches Postfach. In diesem Postfach wird dann automatisch geprüft, ob es zu den vorhandenen Rechnungspositionen entsprechende Artikelpositionen auf dem Lieferschein gibt.

Erst nach Abschluss der Prüfung und entsprechender Lieferung aller Positionen wird die Rechnung in den regulären Workflowstart weitergeleitet, den Sie für Warenrechnungen konfiguriert haben. Wenn die Lieferung unvollständig ist, verbleibt die Rechnung im technischen Postfach.

Damit die Stammdaten, Bestellnummern und Bestellpositionen zu einem Lieferschein schnellstmöglich zugeordnet werden können, müssen Sie im Mandanten unter Einstellungen > Import - Stammdaten > Import bearbeiten das Intervall auf jede Minute festlegen.

So geht's

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice zu öffnen.

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie unter Mandanten Einstelllungen den entsprechenden Mandanten aus.

3. Wählen Sie im Abschnitt Workflow - Prüfung Wareneingang eine Gruppe aus.

4. Geben Sie unter Abweichung Prozentsatz eine Zahl ein, um den Toleranzfaktor einer als vollständig erachteten Lieferung zu definieren. Beispiel: Mit dem Wert 2 gilt eine Lieferung immer dann als vollständig, wenn 98-102% erreicht wurden. Der nächste Workflowschritt erhält einen bestimmten Betreff.

5. Klicken Sie im Menüband auf Speichern.

Wissenswertes zum Workflowschritt “Prüfung Wareneingang” und der Logik

In der Gruppe Prüfung Wareneingang werden folgende Warenrechnungen gesammelt:

• Betreff Warte auf Wareneingang: Bedeutet, dass noch kein Lieferschein für die Rechnung existiert.

• Betreff Teilzugang verarbeitet: Bedeutet, dass es mindestens eine Bestellposition gibt, die zugeordnet werden konnte.

In der Gruppe Workflowstart werden folgende Warenrechnungen aus der Gruppe Prüfung Wareneingang automatisch weitergeleitet:

• Betreff Unvollständiger Wareneingang: Bedeutet, dass bei der Lieferung mindestens eine Bestellposition fehlt.

• Betreff Wareneingang zugeordnet: Bedeutet, dass alle Bestellpositionen vollständig geliefert wurden unter Berücksichtigung des Toleranzfaktors, den Sie unter Abweichung Prozentsatz festgelegt haben.

• Betreff Überlieferung erkannt: Bedeutet, dass mindestens für eine Bestellposition mehr geliefert wurde als bestellt.

Wenn der Wareneingang nicht komplett ist (Betreff Unvollständiger Wareneingang in der Gruppe Workflowstart), können Ihre Anwender:innen fehlende Lieferscheine manuell zur Warenrechnung hinzufügen.