Erstellen einer neuen Abfrage für den Stammdatenimport
Um die Stammdaten abfragen zu können, haben Sie die Verbindung zwischen dem Quellsystem, z.B. einer SQL-Datenbank, und dem Zielsystem (edoc invoice) bereits erstellt.
Stammdaten umfassen üblicherweise alle Details zu Kreditoren, z.B. deren Adresse, Bankdaten, Lieferscheine, Bestellpositionen, Zahlungsbedingungen und der Mehrwertsteuersatz. Zusätzlich können Sie auch Benutzer oder Benutzergruppen abfragen, die bestimmte Verantwortlichkeiten im Rahmen der Rechnungsprüfung übernehmen, z.B. Kostenstellenverantwortliche.
Damit Sie die Stammdaten in edoc invoice verwenden können, erstellen Sie pro Datenobjekt (z.B. Adressdaten zu Lieferanten, Bestellnummern) eine SQL-Abfrage oder eine REST-API-Abfrage.
So geht's
Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice zu öffnen.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie unter Mandanten Einstelllungen den entsprechenden Mandanten aus.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Daten > Import - Stammdaten.
Klicken Sie im Menüband auf neue Abfrage.
Geben Sie unter Einstellungen Folgendes an:
Verbindungstyp: Wählen Sie den Verbindungstyp aus, den Sie für das Quellsystem unter Verbindungen > Verbindungsdetails angegeben haben.
Zielobjekt: Wählen Sie das Datenobjekt aus, das Sie abfragen möchten, z.B. Lieferanten oder Bestellnummern.
Name: Der Name des Zielobjekts wird automatisch eintragen. Sie können den Namen beliebig ändern.
Sichtbar (alle Mandanten): Aktivieren Sie diese Option, um die Verbindung auch für alle anderen Mandanten zu nutzen. Standardmäßig konfigurieren Sie eine Verbindung nur für den ausgewählten Mandanten.
Nachdem Sie den Verbindungstyp und das Zielobjekt ausgewählt haben, stehen Ihnen weitere Details zur Verfügung, um Ihre Abfrage zu verfeinern.
Im Abschnitt Platzhalter werden Ihnen die vorhandenen Variablen für Ihre Abfrage angezeigt. Diese Platzhalter können Sie in Ihre Abfrage verwenden. Standardmäßig sind die Platzhalter clientName, clientFinanceId und clientId vorhanden. Wenn Sie in Ihrer Abfrage Platzhalter eingeschlossen in Dollarzeichen ($) definieren, werden die Platzhalter aus dem Code in die Tabelle eingetragen.
Im Abschnitt Zuweisungen finden Sie die Felder des Zielobjekts in der Reihenfolge der Abfrage. Sie können die Reihenfolge mit Drag&Drop ändern oder auch Felder entfernen.
Im Abschnitt Test Verbindung können Sie die Verbindung auswählen, die Sie testen möchten. Klicken Sie im Menüband auf Abfrage testen.
Im Abschnitt Test Platzhalter sehen Sie die Platzhalter, die Sie mit der ausgewählten Verbindung testen.
Im Abschnitt Test Log erhalten Sie das Ergebnis Ihrer Abfrage.
SQL-Datenbank als Verbindungstyp
Wenn Sie eine SQL-Datenbank als Verbindungstyp ausgewählt haben, fügen Sie im Abschnitt SQL-Abfrage Ihre SQL-Abfrage ein.
Ihre SQL-Abfrage muss mit der Reihenfolge der Felder des Zielobjekts im Abschnitt Zuweisungen übereinstimmen. Wenn die Reihenfolge nicht übereinstimmt, kann der Import zu fehlerhaften Daten führen.
Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern. Sie können Ihre gespeicherte Abfrage jederzeit ändern, indem Sie unter Daten > Import - Stammdaten bei der gespeicherten Abfrage auf Abfrage bearbeiten klicken.
“REST Api” als Verbindungstyp
Der von Ihnen verwendete Endpunkt muss eine JSON-konforme Antwort zurückgeben.
Sie haben folgende Optionen, um Ihren Endpunkt abzufragen:
Sie können Ihre Abfrage gemäß den OData-Richtlinien im JSON-Format konfigurieren.
Sie können Ihre Abfrage ausschließlich im JSON-Format als Array von Objekten ohne zusätzliche Metadaten konfigurieren.
Ihre REST-API-Abfrage muss mit der Reihenfolge der Felder des Zielobjekts im Abschnitt Zuweisungen übereinstimmen. Wenn die Reihenfolge nicht übereinstimmt, kann der Import zu fehlerhaften Daten führen.
Wenn Sie als Verbindungstyp REST Api ausgewählt haben, geben Sie Folgendes an:
Im Abschnitt REST Methode wählen Sie unter Methode die entsprechende Funktion aus und geben unter Endpunkt den entsprechenden Endpunkt an. Der Endpunkt ist die URL, unter der Ihr Service erreichbar ist.
Im Abschnitt REST Header geben Sie einen Namen und den Wert der Abfrage ein. Eine Anleitung zur Definition der Header finden Sie in der HTTP-Dokumentation von Mozilla (https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/HTTP/Headers). Sie können jederzeit auch eigene Header definieren, sofern die REST-API dies unterstützt.
Im Abschnitt REST Body (JSON) fügen Sie das entsprechende JSON-Objekt für den Endpunkt ein. Sollte der Endpunkt kein JSON-Objekt erwarten, können Sie diesen Abschnitt leer lassen. Hilfe und Beispiele im Umgang mit JSON-Objekten finden Sie in der JSON-Dokumentation von Mozilla (https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/JavaScript/Reference/Global_Objects/JSON).
Siehe auch