Festlegen eines Limits für Rechnungsbeträge (Limitfreigabe)

Sie können für Kostenrechnungen (Rechnung ohne Bestellbezug) oder Warenrechnungen (Rechnungen mit Bestellbezug) eine Gruppe festlegen, die ab einem bestimmten Rechnungsbetrag die Rechnung abschließend freigeben muss.

Gut zu wissen

Folgende Regeln gelten beim Überschreiten von Rechnungsbeträgen und Gutschriften oder Rabatten:

Wenn eine Rechnung den Höchstbetrag überschreitet, muss in jedem Fall die Rechnung von einem Mitglied der angegebenen Gruppe freigegeben werden.
Der für das 4-Augen-Prinzip relevante Betrag ist der Nettobetrag in den Kopffeldern.
Sie können auch mit Gutschriften (negative Rechnungsbeträge) in der Limitfreigabe arbeiten. Bei Gutschriften oder Rabatten muss die Rechnung von einem Mitglied der angegebenen Gruppe freigegeben werden, wenn der absolute Rechnungsbetrag den angegeben Wert überschreitet.

Angenommen, in Ihrer Organisation wurde vereinbart, dass alle Rechnungsbeträge über 1.000 Euro von der Geschäftsleitung genehmigt werden müssen. Erst danach kann der Workflow für diese Rechnung abgeschlossen und im ERP-System gebucht werden.

So geht’s

Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice zu öffnen.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie unter Mandanten Einstelllungen den entsprechenden Mandanten aus.
Wählen im Abschnitt Limitfreigabe eine Gruppe aus und geben Sie den Betrag ein. Beispiel: Wenn Sie 100,00 eingeben, dann bezieht sich die Limitfreigabe sowohl auf Rechnungsbeträge als auch auf Gutschriften oder Rabatte mit negativen Rechnungsbeträgen.
Klicken Sie im Menüband auf Speichern.

Wenn Sie die Limitfreigabe für einen Mandanten nicht mehr verwenden möchten, entfernen Sie die Gruppe, indem Sie in der Dropdownliste die drei Pünktchen auswählen. Sie können auch den Freigabebetrag entfernen. Auf diese Weise haben Sie die Limitfreigabe komplett deaktiviert.

Tipp

Möchten Sie die Limitfreigabe für jeden beliebigen Rechnungsbetrag immer aktivieren, wählen Sie im Abschnitt Limitfreigabe eine Gruppe aus und tragen Sie den Wert 0 als Freigabebetrag ein. Jeder Rechnungsbetrag muss somit immer die Limitfreigabe durchlaufen.

Sie können für die Benachrichtigungen die standardmäßigen Betreffzeilen übernehmen oder eigene Texte für die Betreffzeilen pro Mandanten formulieren unter Workflow > Betreff.