Festlegen und Aktualisieren von Berechtigungen für Gruppen eines Mandanten
Wenn Sie für Ihre Organisation einen Workflow implementieren möchten, wählen Sie zunächst unter Einstellungen > Server Einstellungen eine Workflowkomponente (D3 Postkorb oder edoc workplace aus.
Sie legen für einen Mandanten unter Einstellungen > Workflow > Berechtigungen die Berechtigungen fest, die eine Gruppe im Rahmen des Workflows durchführen darf. Außerdem können Sie einen standardmäßigen Empfänger zum Weiterleiten von Workflowaufgaben und Empfänger als Kostenstellenverantwortlichen (KST-Verantwortlicher) angeben.
Setzen Sie sich bei Bedarf mit den verantwortlichen Personen in Ihrer Organisation zusammen, um die entsprechenden Berechtigungen für jede Gruppe abzustimmen.
Basiswissen zu den Berechtigungen
Kopfdaten editieren: Wenn Sie für die Gruppe die Berechtigung aktivieren, können die Gruppenmitglieder im Erfassungsformular einer Rechnung im Menübandbereich Erfassung alle Aktionen zum Ändern durchführen. Zu den Aktionen zählen u.a. das Ändern von Bestellnummern, Lieferscheinen und Zahlungsbedingungen, aber auch das Ändern von Kontodaten und Adressdaten.
Prüfen, Freigeben, Ablehnen, Workflow abschließen, Abbrechen: Sie können für jede Gruppe bestimmen, welche Aktionen die Mitglieder der Gruppe in ihrem Workflowschritt durchführen dürfen.
Wenn Sie die Funktion Abbrechen aktivieren, können Ihre Anwender:innen mit der Funktion Abbrechen im Menüband des Erfassungsformulars eine Rechnung aus einem Workflow entfernen. Die Rechnung ist weiterhin als Dokument in der Datenbank vorhanden, jedoch können die Anwender:innen die Rechnung nicht sehen oder auf die Rechnung zugreifen.
Mandantenwechsel: Wenn Sie für die Gruppe diese Berechtigung aktivieren, können die Gruppenmitglieder den Mandanten während des Workflows ändern.
Kontierungsvorlagen: Wenn Sie für die Gruppe diese Berechtigung aktivieren, können die Gruppenmitglieder die Kontierungsvorlagen anzeigen und verwenden.
Sie können pro Gruppe die Berechtigungen mit einem Klick aktivieren und deaktivieren.
Basiswissen zu den Standardempfängern
Sie können nur Standardempfänger als Adressaten auswählen, die Mitglied der jeweiligen Gruppe sind, die für den Workflowschritt zuständig ist. Die Namen der Personen stammen aus Keycloak oder aus dem d.3-Repository (Archiv, Dokumentenverwaltung).
Standard-Empfänger Weiterleiten: Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste aus, die z.B. als Vertretung oder als Kontakt bei Fragen dient.
Standard-Empfänger KST-Verantwortlicher: Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste aus, die für die Gruppe als verantwortliche Person für eine Kostenstelle dient.
Nachdem Sie die Berechtigungen und Standardempfänger definiert haben, klicken Sie im Menüband auf Speichern.