Übersicht über die verschiedenen Szenarien zum Freigeben einer Rechnung
In edoc invoice haben Sie verschiedene Möglichkeiten, das Prüfen von Rechnungen anhand eines Regelwerks zu gestalten.
Diese Möglichkeiten haben Sie, um das Prüfen und Freigeben einer Rechnung zu reglementieren:
Freigabe nach 4-Augen-Prinzip: Bei diesem Regelwerk müssen zwei Personen eine Rechnung freigeben. Weitere Details finden Sie hier: Festlegen der Freigabe nach 4-Augen-Prinzip bei Rechnungsfreigaben
Limitfreigabe: Bei diesem Regelwerk haben Sie die Gruppen und den Betrag definiert, ab dem eine Gruppe eine Rechnung oder Gutschrift freigeben muss. Weitere Details finden Sie hier: Festlegen eines Limits für Rechnungsbeträge (Limitfreigabe)
Freigabe mit Kostenstellenrichtlinie: Bei diesem Regelwerk definieren Sie die Kostenstellen, Gruppen und den jeweiligen Mindestbetrag, ab dem eine Gruppe eine Rechnung freigeben muss. Erstellen von Freigaberichtlinien für Kostenstellen
Sie können jedes Regelwerk zum Prüfen einer Rechnung einzeln anwenden oder auch miteinander kombinieren, wenn das einfache Prüfen nach dem Erhalt und Erfassen einer Rechnung nicht den Richtlinien in Ihrer Organisation entspricht.
Bevor Sie beginnen
Beraten Sie sich mit den Beteiligten und prüfen Sie sorgfältig, welche Regeln und Vereinbarungen Ihrer Organisation für den Prüfungsprozess angewendet werden sollen.
Sie können sich für kein oder ein einzelnes Regelwerk entscheiden oder auch alle Regelwerke miteinander kombinieren.
Wenn Sie sich für eine Kombination aller Regelwerke entscheiden, würde eine eingehende Rechnung folgende Prüfungsszenarien durchlaufen:
Besonderheit bei der Kombination von Freigaben mit Kostenstellenrichtlinie, 4-Augen-Prinzip und Limitfreigabe
Wenn Sie in der Kostenstellenrichtlinie mehrere Gruppen angeben, die eine Rechnung freigeben müssen, wird bei der Freigabe nach 4-Augen-Prinzip dann geprüft, ob in der Kostenstellenrichtlinie die Rechnung von zwei Personen freigegeben wurde. In diesem Fall muss beim 4-Augen-Prinzip nur noch eine Person freigeben.
Der Grund für die “Verkürzung” liegt in dieser Kombination begründet: Durch die bereits erfolgte Freigabe bei den Kostenstellen erübrigt sich die Prüfung durch eine zweite Person, die Sie bei der Freigabe nach 4-Augen-Prinzip angegeben haben.
Die Limitfreigabe muss dagegen immer erfolgen.