Möglicherweise werden Bestellungen nicht vollständig geliefert, sodass es mehrere Lieferscheine geben wird, aber die Rechnung enthält bereits alle Rechnungspositionen. In anderen Situationen kann es vorkommen, dass die Lieferung später als die Rechnung eintrifft.
Für diese Situationen können Sie eine separate Workflowgruppe (Postfach) einrichten, an die Warenrechnungen direkt gesendet werden. Wenn Sie z.B. eine Capturesoftware eines Drittanbieters verwenden, müssen Sie Rechnungen mit Bestellbezug aus der Drittanbietersoftware direkt an die Workflowgruppe senden. Eingehende Lieferscheine werden anhand bestimmter Kriterien (Stammdaten, Bestellnummer und Bestellpositionen) geprüft und der Rechnung zugeordnet.
Gut zu wissen
Die Prüfungsgruppe für den Wareneingang muss sich von der Startgruppe für Warenrechnungen unterscheiden.
Bei der Workflowgruppe handelt es sich um eine Art technisches Postfach. In diesem Postfach wird dann automatisch geprüft, ob es zu den vorhandenen Rechnungspositionen entsprechende Artikelpositionen auf dem Lieferschein gibt.
Erst nach Abschluss der Prüfung und entsprechender Lieferung aller Positionen wird die Rechnung in den regulären Workflowstart weitergeleitet, den Sie für Warenrechnungen konfiguriert haben.
Damit die Stammdaten, Bestellnummern und Bestellpositionen zu einem Lieferschein schnellstmöglich zugeordnet werden können, müssen Sie im Mandanten unter Einstellungen > Import - Stammdaten > Import bearbeiten das Intervall auf jede Minute festlegen.
So geht's
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Klicken Sie in der Seitenleiste auf edoc invoice, um das Dashboard von edoc invoice zu öffnen.
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Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie unter Mandanteneinstellungen den entsprechenden Mandanten aus.
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Wählen Sie im Abschnitt Workflow - Wareneingang prüfen eine Gruppe aus.
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Geben Sie unter Abweichung erlauben (in %) eine Zahl für die erlaubte Abweichung der Menge zwischen Lieferscheinposition und Bestellposition ein, um den Toleranzfaktor einer als vollständig erachteten Lieferung zu definieren. Beispiel: Mit dem Wert 2 gilt eine Lieferung immer dann als vollständig, wenn 98-102% der Menge jeder Bestellposition geliefert wurden.
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Klicken Sie im Menüband auf Speichern.
Wissenswertes zum Workflowschritt “Wareneingang prüfen” und der Logik
In der Prüfungsgruppe für den Wareneingang werden folgende Warenrechnungen gesammelt:
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Betreff Wartet auf Wareneingang: Bedeutet, dass noch kein Lieferschein für die Rechnung existiert.
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Betreff Teilzugang verarbeitet: Bedeutet, dass es mindestens eine Bestellposition gibt, die zugeordnet werden konnte. Darüber hinaus wurde mindestens eine Bestellposition nicht geliefert und nicht zugeordnet.
In der Startgruppe für Warenrechnung werden folgende Warenrechnungen aus der Prüfungsgruppe für den Wareneingang automatisch weitergeleitet:
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Betreff Unvollständiger Wareneingang: Bedeutet, dass mindestens eine Bestellposition unvollständig geliefert wurde und nicht zugeordnet werden konnte. Ihre Anwender:innen können fehlende Lieferscheinpositionen manuell zur Warenrechnung hinzufügen.
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Betreff Wareneingang zugeordnet: Bedeutet, dass alle Bestellpositionen vollständig geliefert wurden unter Berücksichtigung des Toleranzfaktors, den Sie unter Abweichung erlauben (in %) festgelegt haben.
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Betreff Überlieferung erkannt: Bedeutet, dass mindestens für eine Bestellposition mehr geliefert wurde als bestellt.