Wenn Sie unter Einstellungen > Servereinstellungen im Abschnitt Schnittstellen unter Invoice Reader die Komponente edoc document reader invoice ausgewählt haben, steht Ihnen für Ihren Mandanten unter Einstellungen in der Seitenleiste Invoice Reader (edoc) zur Verfügung.
Sie haben unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, je nachdem ob Sie in Ihrer Organisation edoc document reader oder edoc document reader (Legacy) verwenden.
Konfigurieren von “Invoice reader (edoc)” für edoc document reader
In Verbindung mit edoc document reader können Sie festlegen, ob alle erkannten Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen werden, auch ohne Abgleich mit den Stammdaten. Darüber hinaus können Sie die Validierung der Bestellnummern aktivieren.
Folgende Optionen sind unter Invoice Reader (edoc) für edoc document reader verfügbar:
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Alle Positionsdaten übermitteln (Kostenrechnung): Bezieht sich auf Rechnungen ohne Bestellbezug. Wenn Sie die Option aktivieren, werden alle erkannten Positionen der Rechnungskategorie in das Erfassungsformular übernommen. Wenn die Option für eine Rechnungskategorie deaktiviert ist, werden nur die Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen, die mit den vorhandenen Daten in der Datenbank abgeglichen wurden.
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Alle Positionsdaten übermitteln (Warenrechnung): Bezieht sich auf Rechnungen mit Bestellbezug. Wenn Sie die Option aktivieren, werden alle erkannten Positionen der Rechnungskategorie in das Erfassungsformular übernommen. Wenn die Option für eine Rechnungskategorie deaktiviert ist, werden nur die Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen, die mit den vorhandenen Daten in der Datenbank abgeglichen wurden.
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Bestellnummer prüfen: Wenn Sie die Option aktivieren, werden erkannte Bestellnummern mit den vorhandenen Bestellnummern in der Datenbank abgeglichen. Nur wenn eine passende Bestellnummer gefunden wird, wird die Bestellnummer in das Erfassungsformular übernommen und die Rechnung wird als Rechnung mit Bestellbezug klassifiziert.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten unter Invoice Reader (edoc) gelten nur in Verbindung mit edoc document reader (Legacy).
Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Konfigurieren von “Invoice reader (edoc)” für edoc document reader (Legacy)
Unter Invoice Reader (edoc) können Sie für edoc document reader (Legacy) die Validierung für Bestellnummern und Lieferscheinnummern gegen die Stammdaten sowie die Erkennung für Bestellpositionen aktivieren.
Darüber hinaus können Sie die Erkennung eines Mandanten und Lieferanten verfeinern und verbessern, indem Sie bestimmte Suchworte verwenden, alternative Firmennamen definieren, Rechnungsanschriften eingeben und eine Ausschlussliste definieren für Steuernummern, Umsatzsteuer-IDs oder Lieferantennummern.
Aktivieren Sie unter Konfiguration die Optionen für die Validierung der Bestellnummern und Lieferscheinnummern und die Bestellpositionserkennung.
Sie können darüber hinaus festlegen, dass alle erkannten Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen werden, auch ohne Abgleich mit den Stammdaten. Wenn Sie auch die Positionen automatisch übernehmen möchten, die nicht mit den Stammdaten abgeglichen wurden, aktivieren Sie für die jeweilige Rechnungskategorie die Optionen zum Übermitteln von allen Positionsdaten.
Des Weiteren stehen Ihnen diese Funktionen zur Verfügung:
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Mandantenerkennung | Suchworte inkl. Regex: Wenn Sie einen Mandanten haben, der mehrere unterschiedliche Dokumente, z.B. Rechnungen oder Beschaffungsanträge hat, können Sie ein Wort oder einen regulären Ausdruck eingeben, nach dem z.B. nur alle Rechnungen aus den Dokumenten herausgefiltert werden soll. Nur die Rechnungen werden dann in edoc invoice importiert.
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Mandantenerkennung | Alternative Firmennamen: Wenn sich z.B. ein Firmenname geändert hat oder eine Organisation mehrere Tochterunternehmen mit anderen Namen hat, können Sie mit dieser Option nach diesen Namen suchen.
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Mandantenerkennung | Rechnungsanschriften: Wenn Sie z.B. einen Mandanten haben, der unterschiedliche Rechnungsanschriften hat, können Sie gezielt die Rechnungen mit den angegebenen Adressdaten (Straße, Postleitzahl, Ort, Land) herausfiltern.
Die Ausschlusslisten (Blacklist) dienen dazu, bestimmte Lieferanten entweder anhand der Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder der Lieferantennummer von der Erkennung auszuschließen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Siehe auch