In edoc order confirmation werden für Auftragsbestätigungen bereits bestimmte Felder im Erfassungsformular standardmäßig angezeigt. Anhand der Standardfelder wird eine Auftragsbestätigung automatisch einer Bestellung zugeordnet.
Sie können sich in der Administration von edoc order confirmation pro Mandanten unter Erfassungsformular verwalten > Kopffelder > Kopffelder verwalten einen Überblick über die Standardfelder verschaffen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder für den jeweiligen Mandanten erstellen, um auch spezielle Geschäftsprozesse schnell im Prüfungsprozess zu implementieren.
Wissenswertes zu den Standardfeldern und benutzerdefinierten Feldern
Im Abschnitt Standardfelder finden Sie eine Liste aller Felder, die standardmäßig für die automatisierte Erkennung und Zuordnung verwendet werden.
Im Erfassungsformular der Auftragsbestätigung werden folgende Standardfelder angezeigt:
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Auftragsbestätigungsnummer
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Mandant (inklusive aller Stammdaten)
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Lieferant (inklusive aller Stammdaten)
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Bestellnummer
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Lieferdatum
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Gesamtsumme (Netto) (inklusive aller Arten von Beträgen und Umsatzsteuern)
Die aufgelisteten Standardfelder in der Administration unter Kopffelder verwalten dienen lediglich als Übersicht. Sie können pro Attribut-ID (Schema) den Feldnamen und das Feldformat analysieren. Standardfelder können Sie weder bearbeiten noch löschen.
Im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder können Sie für den Mandanten eigene Felder definieren, die sofort im Erfassungsformular zur Verfügung stehen. Jedes von Ihnen definierte Feld wird für die automatisierte Erkennung und Zuordnung einer Auftragsbestätigung zu einer Bestellung verwendet.
Jedes neue Feld besteht aus einer Attribut-ID, einem Feldnamen und dem Feldformat. Folgende Feldformate können Sie auswählen:
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Text: Das Feldformat akzeptiert einen beliebigen Text und Zahlen (alphanumerisch).
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Datum: Das Feldformat akzeptiert ein Datumsformat. Im Erfassungsformular können Ihre Anwender:innen bei Datumsfeldern das Datum aus einem Kalender auswählen.
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Währung: Das Feldformat akzeptiert das Eingeben eines Geldbetrags und hat immer zwei Nachkommastellen.
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Checkbox: Das Feldformat dient dazu, ein Kontrollkästchen im Erfassungsformular anzuzeigen.
Gut zu wissen
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Jede Attribut-ID muss innerhalb eines Mandanten eindeutig sein.
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Jede Attribut-ID wird automatisch in den Schemas orderConfirmation.active, orderConfirmation.closed und orderConfirmation.aborted in edoc documents ergänzt.
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Nach dem Speichern eines neuen Feldes können Sie weder die Attribut-ID noch das Feldformat ändern.
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Die Attribut-ID muss zwingend mit einem Kleinbuchstaben beginnen und darf nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche und Unterstriche enthalten.
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Attribut-IDs mit dem Präfix client oder supplier sind für Standardfelder reserviert.
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Das benutzerdefinierte Feld wird ausschließlich für den ausgewählten Mandanten verwendet. Wenn Sie mehrere Mandanten haben, müssen Sie pro Mandanten ein benutzerdefiniertes Feld erstellen.
Erstellen eines benutzerdefinierten Kopffeldes
Angenommen, Ihre Lieferanten nennen in ihren Auftragsbestätigungen eine Projektnummer, die Ihre Anwender:innen bei der Prüfung erfassen sollen. Sie müssen das Feld Projektnummer als benutzerdefiniertes Feld definieren.
So geht's
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Klicken Sie in der Seitenleiste unter edoc order confirmation auf Administration.
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Klicken Sie unter Globale Einstellungen auf Mandanten verwalten und wählen Sie den entsprechenden Mandanten aus.
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Klicken Sie auf Erfassungsformular verwalten > Kopffelder, um die Seite zum Verwalten von Kopffeldern zu öffnen.
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Klappen Sie den Abschnitt Benutzerdefinierte Felder auf und klicken Sie auf Feld erstellen.
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Geben Sie im Dialog Feld erstellen folgende Daten ein:
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Attribut-ID: Geben Sie die technische Kennung des Felds ein, z.B. projectnumber.
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Feldname: Geben Sie den Namen ein, der Ihren Anwender:innen im Erfassungsformular angezeigt wird, z.B. Projektnummer.
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Feldformat: Wählen Sie das Feldformat Text aus.
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Klicken Sie auf Speichern.
Mit dem Speichern können Ihre Anwender:innen direkt das Feld im Erfassungsformular der Auftragsbestätigung verwenden.
Bearbeiten eines bereits verwendeten Kopffeldes
Möglicherweise müssen Sie bereits vorhandene Kopffelder korrigieren, da sich schnell ein Tippfehler oder eine missverständliche Bezeichnung eines Feldes eingeschlichen haben kann.
Bei bereits verwendeten Kopffeldern können Sie ausschließlich den Namen des Feldes ändern.
So geht's
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Öffnen Sie in der Administration des Mandanten Erfassungsformular verwalten > Kopffelder.
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Klappen Sie den Abschnitt Benutzerdefinierte Felder auf und klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten des Feldes.
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Ändern Sie im Dialog Feld bearbeiten den Feldnamen.
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Klicken Sie auf Speichern.
Der neue Feldname wird sofort im Erfassungsformular angezeigt. Bereits erfasste Werte unter dem anderen Feldnamen bleiben unverändert.
Tipp
Die Reihenfolge, in der Ihre Anwender:innen die benutzerdefinierten Kopffelder im Erfassungsformular sehen, entspricht der Reihenfolge in der Liste unter Benutzerdefinierte Felder.
Sie können die Position eines Feldes mit dem Pfeil-nach-oben-Symbol oder Pfeil-nach-unten-Symbol jederzeit verschieben, wobei die benutzerdefinierten Felder immer nach den Standardfeldern angezeigt werden.
Löschen eines benutzerdefinierten Kopffeldes
Sie können ein benutzerdefiniertes Kopffeld jederzeit löschen, um das Kopffeld aus dem Erfassungsformular für die Auftragsbestätigung zu entfernen.
Unwiderrufliches Löschen eines benutzerdefinierten Feldes
Sie können ein gelöschtes benutzerdefiniertes Feld nicht wiederherstellen. Die Werte des Feldes, die Ihre Anwender:innen in Auftragsbestätigungen bereits erfasst haben, bleiben in edoc documents erhalten.
Die Attribut-ID wird aus den Schemas in edoc documents ebenfalls entfernt.
So geht's
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Öffnen Sie in der Administration des Mandanten Erfassungsformular verwalten > Kopffelder.
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Klappen Sie den Abschnitt Benutzerdefinierte Felder auf und klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Papierkorbsymbol zum Löschen des Feldes.
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Klicken Sie im Dialog Feld löschen auf Löschen, um das benutzerdefinierte Feld aus dem Erfassungsformular zu entfernen.
Das Feld wird sofort gelöscht.
Siehe auch