Erstellen eines Reminders für eine einfache Aufgabe
Sie können sich oder anderen Personen und auch Gruppen schnell eine Aufgabe mit einer Erinnerung erstellen. Sie selbst oder andere Adressaten erhalten dann zu einem bestimmten Datum eine Erinnerung per E-Mail.
Sie können zudem auch jemanden oder eine Gruppe informieren, sobald die Aufgabe erledigt wurde.
Eine einfache Aufgabe ist eine einmalige Erinnerung zu einem angegebenen Datum.
Sie können bei Bedarf einen Reminder auch mit einem Reminderdatum in der Vergangenheit erstellen.
Angenommen, Sie möchten eine einmalige Erinnerung für ein Vertragsdokument oder eine Vertragsakte erstellen.
Gut zu wissen
Je nachdem, welche d.velop documents-Anwendung (d.3 smart explorer, d.3one oder d.velop documents in der Cloud) Sie verwenden, kann die Menüführung unterschiedlich sein.
Die Unterschiede sind entsprechend gekennzeichnet.
So geht's
Öffnen Sie das Vertragsdokument oder die Vertragsakte und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Nur in d.3 smart explorer: Klicken Sie in der Detailansicht auf Vertragssteuerung und dann auf Neuen Reminder anlegen.
Nur in d.3one und d.velop documents (Cloud): Klicken Sie auf die Kontextaktion Neuen Reminder anlegen.
Wählen Sie die Reminderart Aufgabe aus.
Geben Sie im Abschnitt Reminderdaten unter Remindernotiz eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
Wählen Sie unter Empfänger die Person oder eine Gruppe aus, an die Sie den Reminder senden möchten. Sie können sich selbst, andere Personen, eine Gruppe oder eine Kombination aus Personen und Gruppen angeben.
Wählen Sie unter Reminderdatum ein Datum aus, an dem die Aufgabe erledigt sein soll.
Optional: Geben Sie unter Erweiterte Eigenschaften > Benachrichtigung bei Erledigung senden mindestens einen E-Mail-Empfänger (Person, Gruppe) an, der eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Reminder erledigt wurde.
Klicken Sie auf Erstellen, um den Reminder erstellen.
Tipp
Wenn Ihr Administrator oder Ihre Administratorin für Aufgaben Textvorlagen für Remindernotizen erstellt hat, können Sie eine geeignete Textvorlage mit Textvorlage auswählen > Auswählen einfügen. Die Textvorlage wird in das Feld Remindernotiz eingefügt. Sie können den Text bei Bedarf in der Remindernotiz bearbeiten.
Standardmäßig wird eine E-Mail-Benachrichtigung 14 Tage vor dem Erreichen des Stichtags an die Empfänger mit der Beschreibung gesendet, die Sie unter Remindernotiz eingegeben haben.
Möglicherweise haben Ihr Administrator oder Ihre Administratorin die Anzahl der Tage vor dem Stichtag geändert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Administration.
Siehe auch