Freigeben einer Bedarfsanforderung

Sie haben die Aufgabe erhalten, eine Bedarfsanforderung freizugeben (genehmigen). Sie prüfen nach den Regeln Ihrer Organisation die entsprechenden Daten der Bedarfsmeldung.

Gut zu wissen

Ihr Administrator oder Ihre Administratorin hat im Vorfeld bereits für Ihre Organisation festgelegt, welche Bedarfstypen es gibt und welche Genehmigungsschritte als Workflow für den jeweiligen Bedarfstyp vorgesehen sind.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Ihre Administratorin.

Situation 1: einfache manuelle Freigabe einer Bedarfsmeldung erteilen

Die manuelle Freigabe unterliegt keinem administrativ konfiguriertem Regelwerk. Erkundigen Sie sich bei Bedarf, welche Konventionen in Ihrer Organisation oder in Ihrem Team für die Freigabe von Bedarfsanforderungen sind.

Angenommen, die Daten in der Bedarfsanforderung sind soweit korrekt, sodass Sie die Bedarfsanforderung freigeben möchten.

So geht’s

Klicken Sie im Workplace auf die Bedarfsanforderung, um sie zu öffnen.
Prüfen Sie unter Allgemeine Daten die Angaben.
Prüfen Sie unter Positionsdaten die Angaben.
Klicken Sie im Menüband auf Freigeben
Aktivieren Sie erteilt im Abschnitt Antragsprüfung.
Wählen Sie unter Zum Workflowschritt “<nächster Schritt>” die nächste entsprechende Gruppe oder Person aus, die den nächsten Schritt für die Bedarfsanforderung ausführen darf. Sie können als Empfänger nur die Gruppen oder verantwortliche Personen auswählen, die über die Berechtigungen für den nächsten Schritt verfügen.
Klicken Sie auf Absenden.

Die Bedarfsanforderung wird somit an die nächste Gruppe gesendet.

Situation 2: mehrstufige Freigabe basierend auf den Regeln für Kostenstellen erteilen

Bei einer mehrstufigen Freigabe von Bedarfsmeldungen wurde bereits administrativ festgelegt, welche Gruppe eine Bedarfsmeldung ab welchem Betrag und für welchen Mandanten freigeben muss. Eine Bedarfsanforderung durchläuft jeden einzelnen Genehmigungsschritt im Workflow.

Die Bedarfsanforderung wird von jeder Person geprüft und muss von jeder Person im Rahmen ihrer Budgetverantwortung freigegeben (genehmigt) werden.

Nachdem Sie die Gesamtbeträge für Ihr Budget freigegeben haben, senden Sie die Bedarfsanforderung zu der jeweils noch ausstehenden Personengruppe oder Person. Die nächste Gruppe oder Person genehmigt dann die jeweiligen ausstehenden Gesamtbeträge der Bedarfsanforderung. Der Prozess wird so lange weitergeführt, bis alle Verantwortlichen die jeweiligen Gesamtbeträge freigegeben haben.

Angenommen, Sie als Gruppenmitglied erhalten eine Bedarfsanforderung, deren Gesamtbeträge bei 1.000,00 EUR liegen. Sie müssen für Ihre Kostenstelle z.B. Beträge ab 350,00 EUR freigeben. Eine andere Person aus einer anderen Gruppe muss z.B. alle Beträge ab 750,00 EUR freigeben und eine dritte Person aus einer weiteren Gruppe muss z.B. Beträge ab 1.000,00 EUR freigeben.

So geht’s

Klicken Sie im Workplace auf die Bedarfsanforderung, um sie zu öffnen.
Prüfen Sie unter Allgemeine Daten die Angaben.
Prüfen Sie unter Positionsdaten die Angaben.
Klicken Sie im Menüband auf Freigeben.
Aktivieren Sie unter Meine Freigabe jeden einzelnen Eintrag, der zu Ihrer Freigabegruppe gehört. Standardmäßig wird unter Zum Workflowschritt “Freigeben” die nächste entsprechende Gruppe ausgewählt. Wenn alle Freigaben erteilt wurden, senden Sie die Bedarfsanforderung in den nächsten Workflowschritt. Wählen Sie die nächste entsprechende Gruppe oder Person aus, die für die Bedarfsanforderung den nächsten Schritt ausführen darf. Sie können als Empfänger nur die Gruppen oder verantwortliche Personen auswählen, die über die Berechtigungen für den nächsten Schritt verfügen.
Klicken Sie auf Absenden.

Die Bedarfsanforderung wird somit an die nächste Gruppe gesendet.

Einzelne Einträge können auch nicht freigeben

Wenn Sie z.B. einen Eintrag oder mehrere Einträge für Ihre Kostenstelle nicht freigeben möchten oder können, müssen Sie die Bedarfsanforderung an eine freigabeberechtigte Gruppe oder Person weiterleiten.

Der Überprüfungsprozess ist erst dann abgeschlossen, wenn alle Verantwortlichen die Bedarfsanforderung geprüft und genehmigt haben.

Siehe auch