Wenn Sie unter Einstellungen > Servereinstellungen im Abschnitt Schnittstellen unter Invoice Reader die Komponente edoc document reader invoice ausgewählt haben, steht Ihnen für Ihren Mandanten unter Einstellungen in der Seitenleiste Invoice Reader (edoc) zur Verfügung.
Sie haben unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, je nachdem ob Sie in Ihrer Organisation edoc document reader oder edoc document reader (Legacy) als Invoice Reader-Funktion verwenden.
Gut zu wissen
Die jeweiligen Konfigurationsoptionen sind in der App mit dem Zusatz Verfügbar nur für edoc document reader (Legacy) oder Verfügbar für edoc document reader und für edoc document reader (Legacy) gekennzeichnet.
Konfigurieren von Validierungsoptionen für edoc document reader (Legacy)
Unter Invoice Reader (edoc) können Sie für edoc document reader (Legacy) die Validierung der Lieferscheinnummern gegen die Stammdaten und die Erkennung für Bestellpositionen aktivieren.
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Lieferscheinnummer prüfen: Wenn Sie die Option aktivieren, werden erkannte Lieferscheinnummern mit den vorhandenen Lieferscheinnummern in den Stammdaten abgeglichen. Nur wenn eine passende Lieferscheinnummer gefunden wird, wird die Lieferscheinnummer in das Erfassungsformular übernommen.
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Bestellpositionen erkennen: Wenn Sie die Option aktivieren, werden erkannte Bestellpositionen mit den vorhandenen Bestellpositionen in den Stammdaten abgeglichen. Nur wenn eine passende Bestellposition gefunden wird, wird die Bestellposition in das Erfassungsformular übernommen. und die Rechnung wird als Rechnung mit Bestellbezug klassifiziert.
Konfigurieren von Validierungsoptionen für beide Invoice Reader
In Verbindung mit edoc document reader können Sie festlegen, ob alle erkannten Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen werden, auch ohne Abgleich mit den Stammdaten. Darüber hinaus können Sie die Validierung der Bestellnummern aktivieren.
Folgende Optionen stehen Ihnen sowohl für edoc document reader (Legacy) also auch für edoc document reader zur Verfügung:
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Bestellnummer prüfen: Wenn Sie die Option aktivieren, werden erkannte Bestellnummern mit den vorhandenen Bestellnummern in den Stammdaten abgeglichen. Nur wenn eine passende Bestellnummer gefunden wird, wird die Bestellnummer in das Erfassungsformular übernommen und die Rechnung wird als Rechnung mit Bestellbezug klassifiziert.
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Alle Positionsdaten übermitteln (Kostenrechnung): Bezieht sich auf Rechnungen ohne Bestellbezug. Wenn Sie die Option aktivieren, werden alle erkannten Positionen der Rechnungskategorie in das Erfassungsformular übernommen. Wenn die Option für eine Rechnungskategorie deaktiviert ist, werden nur die Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen, die mit den vorhandenen Daten in den Stammdaten abgeglichen wurden.
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Alle Positionsdaten übermitteln (Warenrechnung): Bezieht sich auf Rechnungen mit Bestellbezug. Wenn Sie die Option aktivieren, werden alle erkannten Positionen der Rechnungskategorie in das Erfassungsformular übernommen. Wenn die Option für eine Rechnungskategorie deaktiviert ist, werden nur die Positionsdaten in das Erfassungsformular übernommen, die mit den vorhandenen Daten in den Stammdaten abgeglichen wurden.
Zum Verfeinern der Mandantenerkennung und Lieferantenerkennung stehen Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Konfigurieren der Mandantenerkennung pro Invoice Reader
Sie können die Erkennung eines Mandanten verfeinern und verbessern, indem Sie bestimmte Suchworte verwenden, alternative Firmennamen definieren und Rechnungsanschriften eingeben.
Folgende Konfigurationsoption steht Ihnen für ausschließlich für edoc document reader zur Verfügung:
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Mandantenerkennung | Umsatzsteuer-IDs (Standard): Sie können in diesem Abschnitt für den Mandanten mindestens eine Umsatzsteuer-ID festlegen, die standardmäßig für die automatisierte Erkennung eines Mandanten als eindeutiges Merkmal verwendet wird.
Folgende Konfigurationsoptionen stehen Ihnen für edoc document reader (Legacy) und für edoc document reader zur Verfügung:
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Mandantenerkennung | Suchworte inkl. Regex: Wenn Sie einen Mandanten haben, der mehrere unterschiedliche Dokumente, z.B. Rechnungen oder Beschaffungsanträge hat, können Sie ein Wort oder einen regulären Ausdruck eingeben, nach dem z.B. nur alle Rechnungen aus den Dokumenten herausgefiltert werden soll. Nur die Rechnungen werden dann in edoc invoice importiert.
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Mandantenerkennung | Alternative Firmennamen: Wenn sich z.B. ein Firmenname geändert hat oder eine Organisation mehrere Tochterunternehmen mit anderen Namen hat, können Sie mit dieser Option nach diesen Namen suchen.
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Mandantenerkennung | Rechnungsanschriften: Wenn Sie z.B. einen Mandanten haben, der unterschiedliche Rechnungsanschriften hat, können Sie gezielt die Rechnungen mit den angegebenen Adressdaten (Straße, Postleitzahl, Ort, Land) herausfiltern.
Konfigurieren der Lieferantenerkennung für edoc document reader (Legacy)
Sie können die Erkennung eines Lieferanten verfeinern und verbessern, indem Sie eine Ausschlussliste für Steuernummern, Umsatzsteuer-IDs oder Lieferantennummern definieren.
Die Ausschlusslisten (Blacklist) dienen dazu, bestimmte Lieferanten entweder anhand der Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder der Lieferantennummer von der Erkennung auszuschließen.
Folgende Konfigurationsoptionen stehen Ihnen für edoc document reader (Legacy) zur Verfügung:
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Lieferantenerkennung | Blacklist Steuernummer: Geben Sie die Steuernummern ein, die von der Erkennung ausgeschlossen werden sollen.
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Lieferantenerkennung | Blacklist Umsatzsteuer-ID: Geben Sie die Umsatzsteuer-IDs ein, die von der Erkennung ausgeschlossen werden sollen.
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Lieferantenerkennung | Blacklist Lieferantennummern: Geben Sie die Lieferantennummern ein, die von der Erkennung ausgeschlossen werden sollen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Siehe auch