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Komponente |
edoc invoice |
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Version |
26.7.1 |
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Erstellt am |
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Zuletzt geändert am |
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Reviewstatus |
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KB-Artikelnummer |
2490531906 |
Zusammenfassung
In diesem KB-Artikel wird der Unterschied zwischen einer Anzahlungsrechnung und einer Abschlagsrechnung sowie deren Handhabung in edoc invoice beschrieben. Grundsätzlich unterscheiden wir Anzahlungsrechnungen im Kontext von Rechnungen mit Bestellbezug. Für Kostenrechnungen gilt dieselbe Buchhaltungslogik.
Hinweis zur Haftung und Vollständigkeit der Informationen
Die dargestellten Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet. Sie dienen ausschließlich der Veranschaulichung einer möglichen Erfassung und erheben weder Anspruch auf Richtigkeit noch auf Vollständigkeit. Die Inhalte stellen kein fachliches, steuerliches oder rechtliches Beratungsergebnis dar.
Die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung der beschriebenen Prozesse sollte stets individuell geprüft und mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden. Nur auf dieser Grundlage kann sichergestellt werden, dass die jeweiligen gesetzlichen, steuerlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen berücksichtigt werden.
Die edoc solutions GmbH übernimmt für die bereitgestellten Informationen keinerlei Gewähr oder Haftung hinsichtlich deren Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck. Die Nutzung der Inhalte erfolgt ausschließlich in eigener Verantwortung.
Wichtige Voraussetzungen
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Zugriff auf edoc invoice mit der Berechtigung, die Kopfdaten einer Rechnung zu editieren.
Prozessbeschreibung für den Umgang mit Abschlagsrechnungen
Bei einer Abschlagsrechnung handelt es sich um eine vorgezogene Teilabrechnung für eine Leistung, die zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch nicht vollständig erbracht wurde. Aus diesem Grund darf der Betrag in der Regel noch nicht direkt als finaler Aufwand oder Ertrag erfasst werden, sondern wird zunächst über ein Abgrenzungskonto gebucht.
Die Buchung auf ein Abgrenzungskonto dient dazu, Einnahmen und Ausgaben periodengerecht zuzuordnen. Im konkreten Fall wird die Zahlung aus der Abschlagsrechnung als sogenannte Vorauszahlung behandelt. Diese stellt wirtschaftlich noch keinen abgeschlossenen Geschäftsvorfall dar, sondern einen Zwischenstand im Leistungsprozess.
Abgrenzungskonto als Zwischenkonto für Abschlagsrechnungen
Typischerweise erfolgt zunächst eine Buchung, bei der die Zahlung als Aufwand oder Kosten erfasst wird, gleichzeitig aber auf ein Abgrenzungskonto umgebucht wird. Das Abgrenzungskonto fungiert als Zwischenkonto. Das Zwischenkonto verdeutlicht, dass die zugrunde liegende Leistung noch nicht vollständig erbracht oder verbraucht worden ist. Erst mit tatsächlicher Leistungserbringung oder finaler Rechnungsstellung wird der Betrag schrittweise oder vollständig aus dem Abgrenzungskonto in die entsprechenden Aufwandskonten oder Ertragskonten überführt.
Beim Storno einer Abschlagsrechnung ist entsprechend eine Gegenbuchung erforderlich. Die zuvor erfasste Zahlung wird dabei korrigiert, indem das Abgrenzungskonto wieder entlastet und die ursprüngliche Zahlung gutgeschrieben wird.
Auch in diesem Fall bleibt das Prinzip der periodengerechten Abgrenzung erhalten, da lediglich ein bereits gebuchter Zwischenstand zurückgenommen wird.
Kurz und knapp
Das Abgrenzungskonto erfüllt die Funktion, Zahlungen und Leistungen zeitlich zu entkoppeln und eine sachgerechte Zuordnung zu den jeweiligen Perioden sicherzustellen. Die konkrete Ausgestaltung der Buchung hängt jedoch von Ihren internen Buchungsrichtlinien und den jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben ab. Die abschließende Bewertung und Umsetzung müssen daher immer durch die zuständige Buchhaltung erfolgen.
Lösung
Die Lösung basiert auf einer Beispielrechnung, die für eine Anzahlungsrechnung in Deutschland üblich ist. Diese Rechnung ohne Bestellbezug wird in edoc invoice geprüft und anschließend an die Buchhaltung übermittelt.
In edoc invoice wird die Anzahlungsrechnung als Rechnung ohne Bestellbezug (Kostenrechnung) erfasst.
Falls eine Bestellnummer auf der Rechnung erkannt und im Erfassungsformular von edoc invoice bereits eingetragen wurde, müssen Sie als Prüfer:in der Rechnung die Bestellnummer aus dem Erfassungsformular entfernen.
Beispiel: Berechnung der Buchung einer Anzahlungsrechnung auf ein Abgrenzungskonto
Die Buchung der Anzahlung wird für gewöhnlich auf ein Abgrenzungskonto vorgenommen. Für die Buchung wird die Anzahlungsrechnung folgendermaßen erfasst:
Arbeitsschritt in edoc invoice: Bestellnummer entfernen
In edoc invoice müssen Sie im Erfassungsformular die Bestellnummer unbedingt aus den Kopfdaten entfernen, falls die Bestellnummer erkannt und in den Kopfdaten eingetragen wurde. Nur dann können Sie die Rechnung als Rechnung ohne Bestellbezug (Kostenrechnung) erfassen.
Die Bestellnummer entfernen Sie, indem Sie im Menüband auf Bestellnummern klicken und im Dialog die Bestellnummer löschen.
Beispiel: Berechnung von Storno oder Gutschrift der Anzahlungsrechnung
In der Regel werden Anzahlungsrechnungen storniert, gutgeschrieben oder mit der Schlussrechnung verrechnet. Es gibt jedoch kein allgemein gültiges oder richtiges Vorgehen.
In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Anzahlungsrechnungen storniert werden.
In der Praxis sind Ihre Konventionen, Regeln und Prozesse ausschlaggebend. Außerdem können Anzahlungsrechnungen je nach Vorgang oder ERP-System variieren.
Arbeitsschritt in edoc invoice: Negative Beträge für eine stornierte Rechnung erfassen
Wenn die Anzahlungsrechnung storniert wurde, erfassen Sie die stornierte Rechnung mit negativen Beträgen.
Wo ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Storno?
Gutschrift: Eine Gutschrift korrigiert oder reduziert einen Rechnungsbetrag, z.B. durch einen Rabatt, eine Retoure oder eine Rückerstattung.
Storno: Ein Storno hebt eine bereits erstellte Rechnung vollständig auf und macht den ursprünglichen Vorgang buchhalterisch rückgängig.
Beispiel: Buchung der Schlussrechnung mit einer Offenen Posten-Verrechnung
Die Schlussrechnung umfasst in der Regel die gesamte Bestellung oder Leistung und weist auf geleistete Anzahlungen hin. Die Schlussrechnung ist stets als Gesamtrechnung zu betrachten, wobei die Anzahlungen verrechnet oder bei der Zahlung berücksichtigt werden, sodass sich der Restbetrag verringert.
Arbeitsschritt in edoc invoice: Schlussrechnung als Rechnung mit Bestellbezug prüfen und abschließen
Wenn Sie eine Schlussrechnung erhalten, ordnen Sie in edoc invoice die Bestellpositionen entsprechend zu, prüfen die Zahlen, die offenen Posten und schließen den Workflow ab.
Mit dem Abschließen des Workflows werden die Daten im ERP-System mit den offenen Posten innerhalb des Zahlungsverkehrs des ERP-Systems verrechnet.