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Wie migriere ich eine aktive Verbindung zu einem anderen Modul?

Komponente

edoc documents

Version

26.3.6

Erstellt am

Zuletzt geändert am

Reviewstatus

KB-Artikelnummer

2349957270

Zusammenfassung

Sie haben in edoc documents über ein Modul eine Verbindung zu einem Zielsystem hergestellt und möchten das Modul wechseln, z.B. weil die bisher verwendete API abgekündigt wurde.

Um das Modul zu wechseln, aktualisieren Sie die bestehende Verbindung direkt auf das neue Modul: z.B. von dem Modul d.velop d.3ecm-API (deprecated) auf das Modul d.velop documents, d.velop cloud (REST-API).

In diesem KB-Artikel erfahren Sie, wie Sie beim Migrieren einer aktiven Verbindung zu einem neuen Modul richtig vorgehen.

Fehler durch das Erstellen oder Löschen einer Verbindung

Bearbeiten Sie vor der Umstellung des Moduls immer die bereits bestehende Verbindung zum ECM-Zielsystem, um Fehler beim Wechseln des Moduls zu vermeiden.

Hintergrund: Wenn Sie eine zweite Verbindung zum selben Zielsystem in edoc documents erstellen oder die bestehende Verbindung löschen, können folgende Probleme auftreten:

  • Im ECM-Zielsystem entstehen Duplikate, da edoc documents zwei parallele Verbindungen als voneinander unabhängige Archivierungsvorgänge behandelt.

  • Beim Löschen einer Verbindung gehen alle zugehörigen ECM-IDs verloren, wodurch die Verknüpfung zu bereits archivierten Dokumenten nicht mehr hergestellt werden kann.

Diese Probleme vermeiden Sie, indem Sie die bestehende Verbindung bearbeiten und auf das neue Modul aktualisieren.

Wichtige Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Migration zu dem neuen Modul beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:

  • Die Zugangsdaten und die Verbindungszeichenfolge (Connection String) für das neue Modul liegen Ihnen vor. Das Format unterscheidet sich je nach Modul.

  • Sie haben die konfigurierten Feldzuordnungen der bestehenden Verbindung notiert. Nach der Umstellung müssen Sie die Feldzuordnungen prüfen und ggf. neu konfigurieren.

  • Sie haben ein Wartungsfenster eingeplant. Während der Umstellung auf das neue Modul dürfen keine neuen Dokumente an edoc documents übermittelt werden.

  • Laufende Verarbeitungen wurden abgeschlossen oder pausieren.

  • Es liegen keine offenen fehlgeschlagenen Jobs (Failed Jobs) für die betroffene Verbindung vor.

Bei der Migration zum neuen Modul bleiben bereits archivierte oder verknüpfte Dokumente erhalten, solange Sie die Verbindung aktualisieren und nicht löschen. Mit dem Wechseln des Moduls bleibt der Dokumentenbestand im Zielsystem unverändert.

Lösung

Um eine Verbindung auf ein anderes Modul umzustellen, aktualisieren Sie die bestehende Verbindung in den globalen Einstellungen. Durch das Aktualisieren der bestehenden Verbindung vermeiden Sie Duplikate im Ziel-ECM-System und behalten alle bestehenden Verknüpfungen bei.

Schritt 1: Vorbereiten der Umstellung des Moduls

Stellen Sie sicher, dass während der Wartung und der Umstellung keine neuen Dokumente an edoc documents übermittelt werden.

So geht's

  1. Klicken Sie im App-Menü (Neun-Punkte-Menü) auf edoc documents, um edoc documents zu öffnen.

  2. Klicken Sie unter Journals auf Failed Jobs.

  3. Prüfen Sie, ob offene Einträge vorhanden sind. Bearbeiten Sie offene Einträge vor dem Wechseln des Moduls.

Offene fehlgeschlagene Jobs beziehen sich immer auf das alte Modul und dessen Feldzuordnungen. Nach dem Wechseln des Moduls können diese Jobs fehlschlagen oder Daten fehlerhaft übertragen. Arbeiten Sie deshalb alle offenen fehlgeschlagenen Jobs vor der Umstellung auf das neue Modul vollständig ab.

Schritt 2: Wechseln des Moduls in der bestehenden Verbindung

So geht’s

  1. Klicken Sie in edoc documents unter Globale Einstellungen auf Verbindungen, um die Übersicht der konfigurierten Verbindungen zu öffnen.

  2. Wählen Sie die Verbindung aus, die Sie migrieren möchten, und klicken Sie auf Verbindung bearbeiten.

  3. Notieren Sie die konfigurierten Feldzuordnungen der Verbindung, bevor Sie Änderungen vornehmen.

  4. Ändern Sie im Feld Modul das Modul. Zum Beispiel von d.velop d.3ecm-API (deprecated) zu d.velop documents, d.velop cloud (REST-API).

  5. Geben Sie im Abschnitt Connection String die Verbindungsdaten für das neue Modul ein. Die erforderlichen Angaben unterscheiden sich je nach Modul.

  6. Klicken Sie auf Verbindung testen, um sicherzustellen, dass edoc documents das Zielsystem über das neue Modul erreichen kann.

  7. Speichern Sie die Änderungen, sobald der Verbindungstest erfolgreich war.

  8. Prüfen Sie die Feldzuordnungen der Verbindung anhand der notierten Feldzuordnungen. Passen Sie die Feldzuordnungen an, falls das neue Modul andere Felder bereitstellt oder Felder anders benennt.

Sie können die Übermittlung von Dokumenten an edoc documents nun wieder freigeben. Prüfen Sie, ob neue Dokumente korrekt verarbeitet werden und die Attribute richtig übertragen werden.