Warum erhalten d.3-Gruppen unleserliche oder generische Gruppenkürzel?
Komponente | d.3 admin |
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Version | Annual 2022, Current 2023 |
Erstellt am |
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Zuletzt geändert am | Fri, 22 Dec 2023 13:32:28 GMT |
Reviewstatus | Review: Approved (1/1) |
KB-Artikelnummer | 424608056 |
Zusammenfassung
Nachdem Sie eine d.3-Gruppe in d.3 admin erstellt haben, wird automatisiert ein unleserliches (generisches) Kürzel des Gruppennamen erzeugt. Mit dem Kürzel wird administrativ sichergestellt, dass jede d.3-Gruppe ein eindeutige ID (Kürzel) erhält.
In d.velop documents 8.1 besteht das Gruppenkürzel immer aus den ersten 10 Ziffern des Gruppennamens. Wenn es die ersten 10 Ziffern zu einem identischen Gruppennamen führte, wird die 10. Ziffer automatisch durch eine Zahl ersetzt.
Beispiel:
Der Name der Gruppe G_Personalakte wird in das Kürzel G_Personal umgewandelt.
Der Name der Gruppe G_Personalakte_Köln wird in das Kürzel G_Persona2 umgewandelt
Ab d.velop documents Current 2023 und Annual 2022 wird im Falle einer Doppelung bei 10 Zeichen eine Ziffernkombination als Gruppenkürzel generiert (z.B. 1a2b3c4d-x), sodass nun keine Dopplung mehr entsteht.
Sie können in d.velop documents Current 2023 und Annual 2022 jedoch das Kürzel lesbarer machen und den Anzeigenamen des generischen Kürzels in d.3 admin anschließend ändern. Das Kürzel des Gruppenamens wird durch das Ändern des Anzeigenamens nicht verändert und kann auch auf keinem anderen Wege überschrieben werden.
Wichtige Voraussetzungen
Administrativen Zugriff auf d.3 admin, um neue d.3-Gruppen zu erstellen und vorhandene d.3-Gruppen umzubenennen.
Lösung
Bevor Sie Gruppen erstellen, verschaffen Sie sich einen Überblick über die potenziellen Gruppennamen.
Tipp
Legen Sie mit den Beteiligten vor dem Einrichten der Gruppen in d.velop documents eine Namenskonvention fest.
Angenommen, Sie haben bereits eine Gruppe mit dem Namen G_Personalakte (Kürzel G_Personal) und Sie möchten eine weitere Gruppe für Personalakten mit einem Städtenamen als Zusatz angeben, z.B. G_Personalakte_Köln.
Damit auch das Kürzel für Sie identifizierbar und lesbar ist, um die Gruppen schnell zu unterscheiden, können Sie Folgendes tun:
Geben Sie der neuen Gruppe einen leicht geänderten Gruppennamen, z.B. G_PA_Köln. Die ersten 10 Zeichen des generierten Kürzels lautet somit G_PA_Köln und unterscheidet sich somit vom Gruppenkürzel G_Personal.
Erstellen Sie die neue Gruppe mit dem Namen G_PA_Köln.
Ändern Sie entsprechend den Anzeigenamen der Gruppe in G_Personalakte_Köln. Das Kürzel bleibt von der Änderung unberührt.